Entreprise individuelle
05/06/2025
Nouvelle entreprise, nouvelles factures… et nouvelles dépenses. Reste une question : comment enregistrer ces coûts de manière fiscalement optimale ? Cet article vous présente le menu « Achats » de PIA Go! et la manière de suivre vos dépenses correctement.
Vous enregistrez vos achats via « Achats > Nouvel achat ». L’écran ressemble à celui des ventes, avec quelques champs supplémentaires liés à l’administration de la TVA. Le principe reste simple : vous encodez l’achat, vous joignez le justificatif, puis vous laissez le système appliquer le bon traitement.
Indiquez la catégorie de chacun de vos achats. Ce choix détermine la manière dont l’administration fiscale, et donc PIA Go!, traite la dépense. Quatre options existent.
1. Marchandises, matières premières et consommables
Cette catégorie couvre les produits achetés pour être revendus ou intégrés dans un produit final. Exemple : un magasin de vêtements qui achète des t-shirts, ou un menuisier qui achète du bois.
Attention : cette catégorie concerne uniquement les biens matériels. Les services relèvent toujours de la catégorie 4.
2. Investissements
Vous achetez un bien dont la durée d’utilisation dépasse un an, par exemple un ordinateur, une machine ou du mobilier ? PIA Go! le traite comme un investissement et vous demande la durée d’utilisation prévue, c’est-à-dire la période d’amortissement.
L’administration fiscale applique généralement les lignes directrices suivantes :
bureaux et bâtiments : 33 ans ;
bâtiments industriels : 20 ans ;
mobilier et machines : 10 ans ;
matériel roulant : 5 ans ;
petit matériel : 3 ans.
Vous pouvez y déroger si vous disposez d’une justification logique pour étayer une autre durée.
3. Autres biens
Cette catégorie couvre les biens qui soutiennent votre activité professionnelle, avec une durée de vie inférieure à un an : matériel de bureau, stylos, papier.
4. Services
Cette catégorie regroupe tous les achats immatériels : électricité, abonnements téléphoniques, assurances, services de consultance.
Certains achats servent à la fois à titre professionnel et privé. Votre smartphone, votre connexion Internet ou le chauffage entrent souvent dans ce cas, surtout si vous travaillez à domicile. Vous ne pouvez déduire que la part professionnelle en charge d’entreprise. Comment déterminer ce pourcentage ?
Aucune règle officielle n’impose un pourcentage fixe. En revanche, vous devez pouvoir justifier votre estimation en cas de contrôle. La cohérence est essentielle : veillez à appliquer les mêmes pourcentages à des coûts similaires.
| Exemple pratique pour les travailleurs à domicile |
|---|
| Travaillez-vous à domicile ? Pour des coûts tels que le chauffage et l’électricité, cette formule est pratique : Surface du bureau en m² ÷ surface totale du logement en m² × 100 % = pourcentage professionnel Vous utilisez 25 m² d’un logement de 200 m² comme bureau ? Votre pourcentage professionnel est alors de 12,5 % (25 ÷ 200 × 100 %). |
| Attention ! Si vous êtes locataire, vérifiez votre contrat de bail avant de déduire le loyer comme charge professionnelle. Certains contrats l’interdisent. Vous pouvez toutefois encore déduire d’autres frais, tels que le chauffage et l’électricité. |
En principe, vous pouvez déduire 100 % de la partie professionnelle de vos achats. Des exceptions existent. Les voitures, les frais de restaurant et les cadeaux d’affaires suivent des règles spécifiques qui limitent la déductibilité.
Vous ne souhaitez pas mémoriser toutes ces règles fiscales ? Ce n’est pas nécessaire. PIA Go! intègre des sous-catégories associées aux bons pourcentages de déductibilité. Au démarrage, votre comptable PIA Go! parcourt ces catégories avec vous et les adapte à votre activité. Vous disposez ainsi d’une configuration correcte dès le départ. Ensuite, vous sélectionnez la bonne catégorie et le système applique le traitement approprié.
Chaque dépense déclarée doit être appuyée par un document, conservé pendant 10 ans. Dans PIA Go!, vous pouvez joindre immédiatement ce justificatif à l’écriture. Finies les boîtes à chaussures remplies de tickets.
La TVA exige toujours une facture. La déduction fiscale tolère un autre justificatif, par exemple un ticket de caisse ou un extrait bancaire. PIA Go! vous demande donc systématiquement si vous disposez d’une facture valable. Si ce n’est pas le cas, la TVA n’est pas déduite automatiquement.
Pour chaque achat, vous encodez enfin les informations relatives au fournisseur. PIA Go! mémorise ces données afin d’éviter un nouvel encodage à l’avenir.
Vous souhaitez en savoir plus sur les achats auprès de fournisseurs étrangers ?
Avec PIA Go!, vous gérez facilement et correctement l’administration de vos achats. La plateforme applique les bons pourcentages par catégorie de coûts et veille à ce que vous profitiez au maximum des avantages fiscaux, sans devoir connaître toutes les règles vous-même. En plus, nos comptables gardent un œil sur votre dossier. Et si vous avez des questions, ils sont là pour vous aider avec des conseils personnalisés.
Prêt à démarrer avec PIA Go! ?
Prenez rendez-vous dès aujourd’hui et découvrez à quel point la comptabilité peut être simple.
Comment enregistrer un achat dans PIA Go! ?
Via « Achats > Nouvel achat », vous ajoutez rapidement une facture ou une dépense à votre administration. Vous choisissez le type d’achat approprié, par exemple biens, investissements ou services, vous complétez les données du fournisseur, puis vous ajoutez un justificatif. PIA Go! applique ensuite le traitement nécessaire, y compris la TVA et l’imputation dans le compte de résultat.
Quelles dépenses sont déductibles ?
En principe, vous pouvez déduire les dépenses liées à votre activité professionnelle : matériel de travail, logiciels, abonnements, énergie, transport. Certaines dépenses ne sont déductibles que partiellement, notamment les frais de restaurant ou les voitures. Dans PIA Go!, vous sélectionnez une sous-catégorie et le pourcentage correct de déductibilité est appliqué automatiquement.
Quand s’agit-il d’un investissement plutôt que d’un achat ordinaire ?
Un investissement correspond à l’achat d’un bien dont la durée d’utilisation dépasse un an, par exemple un ordinateur portable, des outils ou du mobilier. PIA Go! le traite alors comme un investissement et vous demande la durée d’utilisation prévue afin d’amortir correctement le bien selon les règles fiscales.
Comment déclarer correctement un usage mixte, privé et professionnel ?
Vous utilisez un achat en partie à titre privé, par exemple votre smartphone, Internet ou votre chauffage ? Vous ne déduisez que la part professionnelle. Vous déterminez ce pourcentage sur la base d’une estimation raisonnable, par exemple en comparant la surface du bureau à la surface totale du logement. PIA Go! vous demande ce pourcentage lors de l’encodage et en assure le suivi.
Avez-vous toujours besoin d’une facture comme justificatif ?
La TVA exige une facture : sans facture, vous ne récupérez pas la TVA. La déduction fiscale accepte un ticket de caisse ou un extrait bancaire. PIA Go! vous aide à faire la distinction : pour chaque achat, vous indiquez le type de justificatif dont vous disposez, puis le système applique automatiquement les règles appropriées afin que votre comptabilité reste correcte et conforme sur le plan fiscal.
