Welke kosten kun je als zelfstandige nog maken dit jaar?

Wanneer is een kost een beroepskost?

Niet elke uitgave is automatisch een beroepskost. En kost kan worden opgenomen worden in jouw boekhouding als ze gemaakt is om inkomsten uit je zelfstandige activiteit te verkrijgen of ze te behouden. Daarnaast moet je de kost kunnen aantonen. In de praktijk gebeurt dat meestal met een factuur, kasticket, betalingsbewijs of ander bewijsstuk.

Voorbeelden van mogelijke beroepskosten zijn:

• Werkmateriaal en gereedschap

• Machines en toestellen

• Grondstoffen en verbruiksmateriaal

• Werkkledij onder bepaalde voorwaarden

• Software en professionele abonnementen

• Marketing en advertenties

• Telefoon- en internetkosten

• Professionele verzekeringen

• Boekhoudkosten

• Opleidingen die verband houden met je activiteit

• Bepaalde vervoerskosten

• Kosten voor je werkruimte of praktijk

Welke kosten je precies kunt aftrekken en in welke mate, hangt af van de aard van de uitgave en je situatie.

Volledig professioneel of ook privé?

Sommige aankopen gebruik je uitsluitend voor je zaak. Andere gebruik je zowel professioneel als privé, zoals een wagen, smartphone, laptop, gereedschap of een werkruimte in je woning.

Bij gemengd gebruik kan en mag je alleen het beroepsmatige deel als beroepskost opnemen. Gebruik je je wagen bijvoorbeeld voor klantenbezoeken én privéverplaatsingen, dan moet je het beroepsmatige gebruik bepalen. Hetzelfde geldt voor je gsm of internetverbinding.

Ook wanneer een uitgave volledig beroepsmatig is, kun je ze niet altijd volledig aftrekken. Voor bepaalde kosten gelden specifieke fiscale beperkingen. Denk hiervoor aan restaurantkosten die slechts voor 69% aftrekbaar zijn als beroepskost.

Welke kosten kun je nog bekijken in het laatste kwartaal?

Oktober is een goed moment om te bekijken welke aankopen je sowieso nog gepland had. Zo hoef je niet tot eind december te wachten om beslissingen te nemen.

Werkmateriaal, gereedschap en toestellen

Wat je nodig hebt, hangt natuurlijk sterk af van je activiteit.

Een aannemer of vakman denkt misschien aan:

• Gereedschap

• Machines

• Veiligheidsmateriaal

• Werkmateriaal

• Een aanhangwagen of bepaalde uitrusting

Een kapper, schoonheidsspecialist of zorgprofessional kan eerder denken aan:

• Professionele toestellen

• Behandelingsmateriaal

• Verbruiksproducten

• Meubilair voor de zaak of praktijk

In de horeca of retail kan het bijvoorbeeld gaan om:

• Keukenmateriaal

• Kassamateriaal

• Winkelinrichting

• Koelapparatuur

• Presentatiemateriaal

En werk je voornamelijk digitaal, dan kunnen een computer, scherm of andere technische toestellen relevant zijn.

Staan er kleine beroepsuitgaven gepland voor januari? Als je die aankopen al dit jaar doet en ze betrekking hebben op je activiteit, kunnen ze mogelijk nog in het resultaat van dit boekjaar worden opgenomen.

Overweeg je een investering? Die kun je ook nog dit jaar doen. De afschrijvingsperiode start doorgaans zodra het goed in gebruik wordt genomen. Laat je bij een aankoop vooral leiden door wat je zaak nodig heeft. Een uitgave doen om minder belastingen te betalen, is op zichzelf geen goede reden om de kost te maken.

Voorraad en verbruiksmateriaal

Afhankelijk van je beroep heb je misschien regelmatig materiaal of producten nodig om je werk uit te voeren.

Denk bijvoorbeeld aan:

• Bouwmaterialen

• Verf en andere verbruiksproducten

• Verpakkingsmateriaal

• Ingrediënten

• Producten voor behandelingen

• Reinigingsmateriaal

• Klein werkmateriaal

Heb je bepaalde aankopen sowieso nodig voor de komende maanden? Dan is het nuttig om je voorraad en geplande uitgaven tijdig te bekijken.

Let wel: hoe voorraad fiscaal wordt verwerkt, is niet altijd hetzelfde als een gewone kost. Grote voorraad aankopen doe je dus beter niet zomaar enkel om je kosten op te drijven.

Software en digitale tools

Digitale tools zijn ondertussen voor bijna elke zelfstandige relevant, ongeacht de sector.

Denk bijvoorbeeld aan:

• Reservatiesystemen

• Kassasoftware

• Planningssoftware

• CRM-systemen

• Ontwerpprogramma’s

• Cloudopslag

• Online betaaloplossingen

• Software voor offertes of werfopvolging

Het laatste kwartaal is ook een goed moment om te bekijken welke abonnementen je nog gebruikt en welke je eventueel kunt stopzetten.

Marketing en communicatie

Marketing is veel ruimer dan alleen online advertenties.

Je kunt bijvoorbeeld investeren in:

• Een nieuwe of vernieuwde website

• Online advertenties

• Belettering van een bestelwagen

• Een nieuw uithangbord

• Drukwerk

• Flyers of folders

• Professionele fotografie

• Video

• Socialmediacontent

• Winkel- of praktijkmateriaal

• Reclame op een beurs of evenement

De kosten moeten uiteraard verband houden met je zelfstandige activiteit.

Opleidingen en bijscholing

Bijscholing is relevant in heel wat sectoren.

Denk bijvoorbeeld aan:

• Een technische opleiding voor een vakman

• Een nieuwe behandeltechniek in de beautysector

• Een bijscholing voor een zorgverlener

• Een cursus rond nieuwe software

• Een veiligheidsopleiding

• Een vakgerichte opleiding of seminarie

De opleiding moet voldoende verband houden met je huidige beroepsactiviteit.

Je werkruimte, winkel, atelier of praktijk

Ook kosten voor de plaats waar je werkt kunnen relevant zijn.

Dat hoeft zeker geen klassiek kantoor te zijn. Het kan bijvoorbeeld gaan om:

• Een atelier

• Een praktijkruimte

• Een winkel

• Een kapsalon

• Een werkplaats

• Een horecazaak

• Een opslagruimte

• Een thuiskantoor

Mogelijke aankopen zijn bijvoorbeeld:

• Werkbanken

• Rekken

• Opbergmateriaal

• Verlichting

• Stoelen of tafels

• Praktijk- of winkelmeubilair

• Kleine inrichtingselementen

• Technisch materiaal

Gebruik je een ruimte ook privé, dan moet je opnieuw rekening houden met het beroepsmatige gebruik.

Een gewone beroepskost of een investering?

Niet elke aankoop wordt fiscaal op dezelfde manier verwerkt.

Sommige uitgaven zijn gewone, terugkerende beroepskosten. Denk aan verbruiksmateriaal, bepaalde abonnementen, klein materiaal of marketingkosten.

Andere aankopen gebruik je meerdere jaren. Denk bijvoorbeeld aan:

• Een machine

• Een professionele oven

• Een computer

• Een toestel voor behandelingen

• Een kassasysteem

• Een werkbank

• Bepaalde voertuigen of uitrusting

Zo’n aankoop kan als investering worden beschouwd.

Dat betekent dat je de kost doorgaans niet volledig aftrekt in het jaar waarin je ze aankoopt. Ze wordt via afschrijvingen over verschillende jaren verdeeld.

Wat betekent afschrijven?

Bij een afschrijving spreid je de aankoopkost van een investering over de jaren waarin je die gebruikt. In elk van die jaren neem je een deel van de kost op als beroepskost.
Koop je een toestel of machine die je meerdere jaren in je zaak gebruikt? Dan trek je de aankoopprijs niet meteen volledig af. Je spreidt de kost fiscaal over de gebruiksduur. Hoe lang je iets afschrijft, hangt af van het type investering en de verwachte gebruiksduur.

Daarom is het bij grotere aankopen verstandig om vooraf te bekijken hoe ze fiscaal verwerkt worden.

Vergeet de investeringsaftrek niet

Voor bepaalde nieuwe investeringen kunnen zelfstandigen naast de gewone afschrijving ook recht hebben op een investeringsaftrek.

Voor natuurlijke personen en kleine vennootschappen bestaat onder bepaalde voorwaarden een basisaftrek van 10% van de aanschaffingswaarde (indien de voorwaarden hiervoor voldaan zijn). Voor sommige digitale investeringen kan een verhoogde aftrek gelden.

Niet elke aankoop komt hiervoor in aanmerking. Plan je nog een grotere investering in machines, digitale toepassingen, materiaal of andere vaste activa? Dan is het verstandig om vooraf te laten bekijken welke fiscale regels erop van toepassing zijn.

Nog snel kosten maken om minder belastingen te betalen?

Dat is meestal niet de beste redenering.

Een beroepskost verlaagt je belastbaar inkomen, maar de uitgave zelf blijft voor jouw rekening. Geef je € 1.000 uit aan iets wat je niet nodig hebt, dan ben je dat bedrag nog altijd kwijt. Het fiscale voordeel maakt een onnodige aankoop dus geen goede investering.

Stel jezelf daarom eerst de volgende vraag:

Heb ik deze aankoop echt nodig voor mijn zaak?

Is het antwoord ja? Dan kun je daarna bekijken wanneer je de aankoop het best doet en hoe ze fiscaal verwerkt wordt.

Waarom nu al naar je kosten kijken?

Je hoeft niet te wachten tot december om je beroepskosten onder de loep te nemen.

Door in oktober al even vooruit te kijken, heb je nog tijd om geplande aankopen goed te beoordelen, grotere investeringen te bespreken en je administratie op orde te brengen.

Bekijk bijvoorbeeld:

• Welke beroepskosten je dit jaar al maakte

• Welke materialen of producten je binnenkort nodig hebt

• Welke grotere investeringen nog op de planning staan

• Welke abonnementen of vaste kosten je nog nodig hebt

• Of je alle facturen en bewijsstukken goed hebt bijgehouden

• Welke kosten je zowel privé als professioneel gebruikt

• Welke uitgaven je beter vooraf bespreekt met je boekhouder

Zo vermijd je dat je eind december nog snel beslissingen neemt zonder goed te weten wat de fiscale gevolgen zijn.

Niet zeker welke kosten je kunt aftrekken?

Welke kosten je kunt inbrengen, hangt af van je activiteit, het beroepsmatige gebruik en het type uitgave.

Met PIA Go! sta je er niet alleen voor. Je boekhouder helpt je om je beroepskosten en investeringen correct te verwerken en houdt mee het overzicht, zodat jij je kunt focussen op je zaak.