Eenmanszaak
05/06/2025
Nieuwe onderneming, nieuwe facturen... en nieuwe kosten! Maar hoe registreer je die kosten op een manier die fiscaal slim is? In deze blogpost duiken we in het menu 'Aankopen' van PIA Go! en tonen we hoe je je kosten bijhoudt volgens de regels van de kunst.
Net als bij je verkopen, registreer je aankopen eenvoudig via 'Aankopen > Nieuwe aankoop'. Het scherm lijkt op dat van de verkopen, met een paar extra velden voor de btw-administratie. Geen nood: we leggen alles uit!
Bij elke aankoop moet je aangeven om welk type het gaat. Dat bepaalt hoe de fiscus (en dus ook PIA Go!) ermee omgaat. Je hebt vier mogelijkheden:
Handelsgoederen, grond- en hulpstoffen
Dit zijn de producten die je koopt om door te verkopen of te verwerken in je eindproduct. Denk aan een kledingwinkel die t-shirts inkoopt, of een schrijnwerker die hout aanschaft. Let op: dit geldt alleen voor tastbare spullen. Diensten vallen altijd in categorie 4.
Investeringen
Koop je iets dat langer dan een jaar meegaat, zoals een computer, machine of meubilair? Dan is het een investering. PIA Go! vraagt je dan hoe lang je verwacht het item te gebruiken (de afschrijvingstermijn). De belastingdienst hanteert hiervoor deze richtlijnen:
Kantoor en gebouwen: 33 jaar
Industriële gebouwen: 20 jaar
Meubilair en machines: 10 jaar
Rollend materieel: 5 jaar
Klein materiaal: 3 jaar
Je kan hiervan afwijken als je een logische verklaring hebt voor de andere termijn.
Overige goederen
Dit zijn de producten die je ondersteunen bij je bedrijfsactiviteiten maar die minder dan een jaar meegaan, zoals kantoormateriaal, pennen en papier.
Diensten
Dit zijn alle niet-materiële aankopen zoals elektriciteit, telefoonabonnementen, verzekeringen en consultancy.
Als zelfstandige gebruik je sommige aankopen zowel zakelijk als privé. Denk aan je smartphone, internet of verwarming als je thuis werkt. Je mag dan alleen het zakelijke deel aftrekken als bedrijfskost. Maar hoe bepaal je dat percentage?
Er bestaan geen officiële regels voor het bepalen van het percentage zakelijk gebruik, maar je moet het wel kunnen verantwoorden bij een controle. Consistentie is belangrijk: gebruik dezelfde percentages voor vergelijkbare kosten.
| Praktisch voorbeeld voor thuiswerkers |
|---|
| Werk je van thuis uit? Voor kosten zoals verwarming en elektriciteit is dit een handige formule: Werkruimte in m² ÷ totale woning in m² × 100% = zakelijk percentage Gebruik je 25 m² van je woning van 200 m² als kantoor? Dan is je zakelijke percentage 12,5% (25 ÷ 200 × 100%). |
| Let op! Huur je? Check dan je huurcontract voordat je de huur als zakelijke kost opgeeft. Sommige contracten verbieden dit. Je kan dan nog wel andere kosten zoals verwarming en elektriciteit aftrekken. |
In principe mag je 100% van het zakelijke deel van je aankopen aftrekken, maar er zijn uitzonderingen. Vooral bij wagens, restaurantkosten en relatiegeschenken gelden speciale regels waardoor je niet het volledige bedrag kan aftrekken.
Geen zin om al die fiscale regels uit je hoofd te leren? Dat hoeft ook niet. In PIA Go! zitten subcategorieën ingebouwd, gekoppeld aan de juiste aftrekbaarheidspercentages. Kies de juiste categorie, en het systeem doet de rest.
Elke kost die je opgeeft, moet je kunnen staven met een document dat je 10 jaar bewaart. In PIA Go! kan je die bewijzen meteen als bijlage toevoegen aan je boeking. Lees: geen schoendozen vol bonnetjes meer!
Voor btw-aftrek heb je altijd een factuur nodig. Voor belastingaftrek is een ander bewijsstuk (zoals een kasticket of rekeninguittreksel) voldoende. PIA Go! vraagt daarom altijd of je een geldige factuur hebt. Zo niet, dan wordt de btw automatisch niet in aftrek gebracht.
Tot slot vul je bij elke aankoop informatie over de leverancier in. PIA Go! onthoudt deze gegevens, zodat je ze in de toekomst niet opnieuw hoeft in te voeren.
Meer weten over aankopen bij buitenlandse leveranciers?
Je leest het hier!
Met PIA Go! hou je je aankoopadministratie eenvoudig en juist bij. Het platform hanteert de juiste percentages per kostencategorie en zorgt ervoor dat je maximaal profiteert van fiscale voordelen zonder dat je zelf alle regels moet kennen. Plus: ondertussen houden onze boekhouders een oogje in het zeil. En heb je toch vragen? Dan staan ze klaar om je te helpen met advies op maat.
Klaar om te starten met PIA Go!?
Maak vandaag nog een afspraak en ontdek hoe eenvoudig boekhouden kan zijn.
Hoe registreer ik een aankoop in PIA Go!
Via ‘Aankopen > Nieuwe aankoop’ voeg je snel een factuur of kost toe aan je administratie. Je kiest het juiste type aankoop (bijvoorbeeld goederen, investeringen of diensten), vult de leveranciersgegevens in en voegt een bewijsstuk toe. PIA Go! doet de rest – inclusief de btw-verwerking en koppeling aan je resultatenrekening.
Welke kosten zijn aftrekbaar als zelfstandige?
In principe mag je alle kosten aftrekken die je maakt voor je zaak. Denk aan werkmateriaal, software, abonnementen, energie, transport en meer. Let wel op: sommige kosten (zoals restaurantbezoeken of auto’s) zijn slechts gedeeltelijk aftrekbaar. In PIA Go! kies je een subcategorie, en het juiste aftrekpercentage wordt automatisch toegepast.
Wanneer is iets een investering in plaats van een gewone aankoop?
Koop je iets dat langer dan een jaar meegaat, zoals een laptop, gereedschap of meubilair? Dan wordt dat beschouwd als een investering. PIA Go! vraagt je dan hoe lang je het item verwacht te gebruiken, zodat het netjes wordt afgeschreven over de juiste periode. Geen zorgen: wij houden de fiscale richtlijnen voor je in de gaten.
Hoe geef ik gemengd gebruik (privé én zakelijk) correct aan?
Gebruik je bijvoorbeeld je smartphone, internet of verwarming deels privé? Dan trek je alleen het zakelijke percentage af. Dat bepaal je zelf, op basis van redelijke inschattingen. Werk je van thuis? Gebruik dan bijvoorbeeld het aantal m² van je werkruimte t.o.v. je woning als berekening. PIA Go! vraagt je telkens om dat percentage in te vullen, en houdt het overzicht voor je bij.
Heb ik altijd een factuur nodig als bewijsstuk?
Voor btw-aftrek wél. Zonder factuur mag je btw niet in mindering brengen. Voor belastingaftrek volstaat een kasticket, bon of rekeninguittreksel. PIA Go! helpt je het verschil te maken: bij elke aankoop geef je aan welk bewijsstuk je hebt, en het systeem past automatisch de juiste regels toe. Zo ben je zeker dat je boekhouding klopt én fiscaal in orde is.