Eenmanszaak
28/05/2025
Reken je soms kosten door aan klanten? Smart move! Maar wist je ook dat daar specifieke btw-regels voor gelden? Als je de verkeerde aanpak kiest, laat je mogelijks geld liggen. In deze blog leggen we uit hoe je doorgerekende kosten fiscaal zo interessant mogelijk opzet.
Voor kosten die je doorrekent aan klanten en die verband houden met door jou geleverde diensten of producten, pas je hetzelfde btw-tarief toe als voor je hoofdprestatie.
Een voorbeeld: je bent consultant en rekent naast je advieswerk ook reiskosten en restaurantkosten aan. Dan pas je op al deze kosten (exclusief btw) het btw-tarief van je consultancydiensten toe. Het originele btw-tarief op je aankoop is niet relevant.
| Let op! |
|---|
| Reken je kosten aan voor aankopen waarop je zelf geen btw betaalde? Ook dan moet je bij het doorrekenen aan je klant je gewoonlijke btw-tarief aanrekenen (meestal 21%). |
Ja, maar die zijn zeldzaam. Alleen als je kosten doorrekent die volledig losstaan van je andere diensten of producten, mag je het oorspronkelijke btw-tarief van de aankoop blijven gebruiken. Maar dat komt in de praktijk nauwelijks voor.
Reken btw voor buitenlandse restaurantkosten door
Voor buitenlandse restaurant- en hotelkosten geldt een speciale regel. Omdat je de buitenlandse btw niet kan terugvorderen in België, is het een beter idee om het aankoopbedrag inclusief de buitenlandse btw door te rekenen. Hierop pas je dan nog eens je eigen btw-tarief toe.
Vermeld binnenlandse restaurantkosten apart
Normaal gezien kan je de btw op restaurantkosten niet terugvorderen. Maar: als je de kosten doorrekent én apart vermeldt op de factuur, mag je de btw die je zelf betaalde wél terugvorderen. Dit geldt alleen voor Belgische btw. Je klant kan in dat geval de btw niet terugvorderen.
Als je alle kosten bundelt in één totaalbedrag, kan jij de btw niet terugvorderen, maar je klant wel. Vermeld restaurantkosten dus altijd apart op je factuur om je btw-positie te optimaliseren.
Neem autokosten op in een globaal bedrag
Voor autokosten werkt het exact andersom. De btw op autokosten is maximaal 50% aftrekbaar. Als je de kosten apart vermeldt, blijven die beperkingen gelden voor jou én je klant. Door ze op te nemen in een globaal bedrag, kan je klant mogelijk meer btw terugvorderen.
Bij PIA Go! begrijpen we dat de btw-regels complex kunnen zijn. Onze PIA-boekhouders helpen je daarom niet alleen bij het toepassen van de juiste btw-tarieven, maar geven je ook slimme tips over wat je beter wel en niet apart vermeldt op facturen. Zo haal je echt alles uit je btw-aangifte.
Plan vandaag nog een vrijblijvend videogesprek in.
Welke kosten mag je als zelfstandige doorrekenen aan je klant?
Als je tijdens een opdracht kosten maakt in functie van je klant — zoals restaurantkosten, parkeerkosten of materiaalaankopen — dan mag je die doorgaans doorrekenen. Het is belangrijk dat de kosten professioneel verantwoord zijn en rechtstreeks gelinkt zijn aan de opdracht.
Hoe verwerk je doorgerekende kosten correct op een factuur?
Je zet de kosten duidelijk op de factuur, apart of verwerkt in een totaalbedrag. Vaak voeg je een korte omschrijving toe, zoals “verplaatsingskosten” of “onkosten klantproject”. PIA Go! helpt je om dit automatisch correct te doen, inclusief btw.
Moet je btw aanrekenen op doorgerekende kosten als zelfstandige?
In de meeste gevallen wel. Zelfs als je op de aankoop zelf geen btw kon terugvorderen (zoals bij restaurantkosten), moet je bij het doorrekenen aan je klant wél btw aanrekenen. Het juiste tarief hangt af van je dienst.
Hoe optimaliseer je als zelfstandige je btw bij doorgerekende kosten?
Door kosten op de juiste manier door te rekenen en je factuur correct op te stellen, kun je btw recupereren waar dat mogelijk is. Denk aan autokosten of kosten die je klant niet zelf mag aftrekken. Een goede boekhouder helpt je hier fiscaal het meeste uit te halen.
Wat is de beste manier om kosten door te rekenen als eenmanszaak?
De beste aanpak is om kosten transparant én correct door te rekenen via je factuur. Gebruik een digitaal systeem zoals PIA Go! dat automatisch de juiste btw toepast en laat een boekhouder meekijken. Zo ben je zeker van een professionele én fiscaal slimme werkwijze.
