Als zelfstandige wil je natuurlijk slim omgaan met je belastingen en zo veel mogelijk fiscaal optimaliseren. Maar hoe werkt dat eigenlijk? De basis is simpel: alle kosten die je maakt voor je beroepsactiviteit, mag je aftrekken. Maar zoals met veel fiscale topics zitten ook hier addertjes onder het gras. Wij zetten de belangrijkste punten op een rij zodat jij maximaal kan profiteren van je aftrekposten.
Gebruik je bepaalde dingen zowel privé als voor je zaak? Dan mag je alleen het professionele deel aftrekken. Je mag zelf bepalen welk percentage je daarvoor hanteert, maar je houdt het best realistisch. Bij een eventuele controle moet je je keuze kunnen verantwoorden. Pro-tip: voor een thuiskantoor kan je het percentage berekenen op basis van de oppervlakte van je kantoor ten opzichte van je volledige woning.
Niet alle beroepskosten zijn 100% aftrekbaar. Bij sommige categorieën legt de fiscus specifieke limieten op. Bovendien volgen de btw-regels en de regels voor personenbelasting niet altijd dezelfde logica.
Autokosten zijn een typisch voorbeeld. Voor wagens aangekocht of gehuurd vóór 2018 geldt een forfait van 75% van het beroepsgebruik voor algemene autokosten zoals verkeersbelasting, onderhoud, verzekeringen, pechverhelping en brandstof. Voor wagens vanaf 2018 hangt de aftrekbaarheid af van de CO2-uitstoot. Qua btw kan je voor deze kosten maximaal 50% van de totale btw aftrekken, ook al gebruik je de wagen 100% zakelijk.
Voor parkeerkosten geldt dezelfde regeling, al heb je wel een factuur nodig om de btw te kunnen recupereren. Ook interessant: de huur van parkeerplaatsen voor personeel, klanten of leveranciers is wél 100% aftrekbaar, net als kosten voor de aanleg van parkings of brandstoftanks. Elektrische wagens hebben een voordeliger regime: wagens aangekocht vóór 2027 zijn in principe 100% aftrekbaar.
Relatiegeschenken zijn voor 50% aftrekbaar in de winstbelasting. Voor btw geldt: geschenken onder 50 euro per ontvanger zijn 100% aftrekbaar, daarboven 0%. Reclameartikelen met je bedrijfslogo zijn volledig aftrekbaar als ze beperkt zijn in waarde.
| Wist je dat… |
|---|
| … er een belangrijk fiscaal verschil is tussen relatiegeschenken en reclameartikelen? Relatiegeschenken hebben niets met je core business te maken (denk: je geeft als softwarebedrijf een fles wijn), terwijl reclameartikelen aansluiten bij je producten of diensten (denk: je geeft als kapper een gratis flesje shampoo). Het verschil is belangrijk: reclameartikelen zijn meestal 100% aftrekbaar, relatiegeschenken maar 50%! |
Sponsoring waarbij een duidelijk aantoonbare tegenprestatie wordt geleverd is 100% aftrekbaar voor je winstbelasting. Let op: het moet echt gaan om een zakelijke overeenkomst, niet om een vrijgevige ‘gift’. Voor btw gelden dezelfde regels als voor relatiegeschenken.
Restaurantkosten en onthaalkosten (zoals recepties) zijn slechts voor 50% aftrekbaar. Voor btw geldt hier meestal 0% aftrekbaarheid.
Boetes zijn in principe niet aftrekbaar. Toch is er één uitzondering: proportionele btw-boetes (berekend als percentage van het btw-saldo) zijn 100% aftrekbaar. Vaste btw-boetes (een vast bedrag) blijven niet-aftrekbaar.
Opleidingskosten zijn volledig aftrekbaar (inclusief btw) als ze verband houden met je huidige beroep. Cursussen voor een toekomstig nieuw beroep mag je niet aftrekken.
Werkkledij is normaal gezien niet aftrekbaar, behalve als het gaat om verplichte beroepskledij, zoals veiligheidsuitrusting of uniformen. In dat geval is zowel de aankoop als de btw 100% aftrekbaar.
Belastingen zijn in principe niet aftrekbaar, maar ook hier zijn uitzonderingen: onroerende voorheffing (voor het beroepsgedeelte) en gemeente- en provinciebelastingen zijn wel volledig aftrekbaar.
Bij PIA Go! begrijpen we dat de fiscale regels verwarrend kunnen zijn. Onze PIA-boekhouders helpen je bij het juist indelen van je kosten en berekent automatisch de juiste aftrekpercentages zodat jij maximaal kan profiteren van alle fiscale voordelen.
Weten hoe wij je helpen optimaal gebruik te maken van aftrekbare kosten?
Plan vandaag nog een vrijblijvend videogesprek in.
Wat betekent PIRVE en waarom is het belangrijk voor zelfstandigen?
PIRVE staat voor "Professionele Investeringen en Recupereerbare Vaste Exploitatiekosten". Het gaat om kosten die je beroepsmatig maakt en die je volledig of gedeeltelijk kan aftrekken van je inkomsten, zoals autokosten, werkmateriaal, of een laptop.
Welke autokosten kan je als zelfstandige inbrengen?
Je mag brandstof, onderhoud, verzekering, verkeersbelasting en afschrijving van je wagen (of lease) deels aftrekken. Hoeveel je precies mag inbrengen hangt af van het gebruik (privé vs. professioneel) en de CO₂-uitstoot van je voertuig.
Zijn restaurantkosten en representatiekosten fiscaal aftrekbaar?
Ja, maar slechts gedeeltelijk. Restaurantkosten zijn meestal voor 69% aftrekbaar. Ze moeten wel gelinkt zijn aan een beroepsactiviteit, zoals een lunch met een klant of zakenpartner. Hou altijd het betalingsbewijs en de reden van de uitgave bij.
Mag je sponsoring aftrekken als kost in je boekhouding?
Sponsoring kan fiscaal aftrekbaar zijn als er een duidelijk professioneel voordeel tegenover staat, zoals zichtbaarheid of naamsvermelding. Een sponsorbedrag aan een lokale sportclub bijvoorbeeld, is enkel aftrekbaar als jouw onderneming daar effectief publicitair voordeel uithaalt.
Hoe weet je of een uitgave professioneel genoeg is om af te trekken?
De gouden regel: je moet kunnen aantonen dat de uitgave nodig was voor je zelfstandige activiteit. Bij twijfel helpt een PIA-boekhouder je om kosten juist te beoordelen én in te brengen volgens de fiscale regels.
