Peppol in België: waarom meerdere portalen voor problemen zorgen

Het probleem: aangesloten op meerdere portalen 

Gebruik je Peppol om facturen digitaal te ontvangen? Dan verwacht je waarschijnlijk dat al je documenten automatisch in PIA Go! terechtkomen.

Toch merken wij vandaag dat sommige aankoopfacturen nog op een ander of oud platform binnenkomen. Daardoor mis je documenten in PIA Go! zonder dat je daar een duidelijke melding van krijgt.

Misschien werd je ooit al eens aangesloten op Peppol via: 

• Je boekhoudpakket zoals bij PIA Go! 

• Een vorige softwareleverancier 

• Een ERP-systeem 

• Een facturatietool 

• Of een eerdere onboarding 

Belangrijk om te weten: je hebt daar niet altijd zelf bewust voor gekozen. Sommige softwareleveranciers of platformen activeerden hun klanten automatisch voor Peppol, waardoor je vandaag mogelijk op meerdere portalen tegelijk actief bent zonder dat je het zelf weet. 

In veel landen krijg je een foutmelding wanneer je bedrijf al actief is op een ander portaal. In België werd echter gekozen voor een andere aanpak. Hier kan je op meerdere portalen tegelijk geregistreerd staan. 

Dat lijkt handig, maar zorgt in de praktijk vaak voor problemen. 

Wat gebeurt er precies? 

Wanneer een leverancier een factuur via Peppol verstuurt, komt die niet automatisch op al je portalen terecht. De documenten komen enkel binnen op het portaal waarop je als eerste geregistreerd werd. 

Dat betekent: 

• Op je nieuwe portaal ontvang je niets 

• Je denkt dat Peppol misschien niet werkt 

• Documenten blijven op een oud of vergeten portaal binnenkomen 

• Aankoopfacturen, creditnota’s of bestelbonnen kunnen ontbreken 

 Dat zorgt vaak voor verwarring en frustratie, omdat je niet meteen merkt dat documenten ergens anders binnenkomen. Daardoor kunnen aankoopfacturen onvolledig zijn of lijkt het alsof Peppol niet correct werkt. 

Waarom merk je dit vaak niet? 

Het grootste probleem is dat niemand een duidelijke foutmelding krijgt. 

• Jij ziet vaak geen fout. 

• Het nieuwe portaal lijkt correct geactiveerd. 

• Ook wij krijgen geen melding dat documenten ergens anders terechtkomen. 

Daardoor ontdek je het probleem vaak pas wanneer: 

• Facturen ontbreken 

• Leveranciers vragen waarom facturen niet verwerkt werden 

• Documenten plots nog via mail binnenkomen 

• Je boekhouding onvolledig blijkt 

Dat zorgt begrijpelijk voor frustratie. 

Hoe herken je dat je op meerdere portalen actief bent? 

Een belangrijke indicatie is dat je nog steeds e-mails ontvangt van een oud Peppol-portaal. 

Bijvoorbeeld: 

• Meldingen van inkomende facturen 

• Notificaties van een vorige softwareleverancier 

• E-mails van een oud access point 

 Dat betekent vaak dat documenten daar nog steeds binnenkomen. 

De oplossing: Gebruik één portaal 

Om overzicht te bewaren, gebruik je best enkel het portaal waarop je actief werkt. 

Zo weet je zeker: 

• Waar je documenten binnenkomen 

• Dat je aankoopfacturen volledig zijn 

• Dat je niets mist 

• Dat je administratie overzichtelijk blijft 

Wat vragen wij jou? 

Wij vragen om even na te kijken of je nog meldingen of e-mails ontvangt van andere platformen of softwarepakketten op eventuele andere e-mailadressen. 

Praktisch betekent dit: 

1

1. Kijk na van welke platformen of softwarepakketten je nog meldingen of e-mails ontvangt. 

2

2. Kijk na of facturen nog ergens anders binnenkomen dan in PIA Go! 

3

3. Laat oude of ongebruikte registraties stopzetten. 

4

4. Laat ons daarna weten wanneer dit in orde is.  

Omdat dit voor veel zelfstandigen nieuw en onduidelijk is, leggen we hieronder via een korte infographic uit hoe het probleem ontstaat en welke stappen je best neemt om geen documenten of facturen te missen. 

Samengevat 

Peppol maakt elektronische facturatie eenvoudiger en efficiënter. Maar wanneer je onbewust op meerdere portalen actief bent, kunnen belangrijke documenten verloren lijken te gaan. 

Daarom is het belangrijk om: 

• Bewust één portaal te gebruiken 

• Oude registraties stop te zetten 

• Regelmatig te controleren waar documenten binnenkomen 

 Zo blijft je administratie veilig, volledig en overzichtelijk. 

Heb je hier nog vragen over? 

Twijfel je of je op meerdere Peppol-portalen actief bent of ontvang je nog meldingen van een ander platform? Neem dan zeker even contact op met het PIA Go!-team.