Entreprise individuelle
28/05/2025
Vous refacturez parfois des frais à vos clients ? C’est une pratique fréquente. Mais la TVA obéit à des règles spécifiques dans ce cas. Une mauvaise méthode peut vous coûter de l’argent. Cet article explique comment structurer correctement vos frais refacturés afin d’adopter l’approche la plus avantageuse sur le plan fiscal.
Lorsque vous refacturez des frais liés aux services ou aux produits que vous fournissez, vous appliquez le même taux de TVA que celui de votre prestation principale.
Prenons un exemple. Vous exercez une activité de consultance. Vous refacturez à votre client des frais de déplacement et de restaurant en plus de vos honoraires.
Vous appliquez alors le même taux de TVA à l’ensemble : vos services et les frais refacturés (hors TVA). Le taux de TVA qui figure sur la facture d’achat initiale n’intervient pas dans ce calcul.
Vous refacturez des frais liés à un achat sur lequel aucune TVA n’a été payée ? La règle reste identique. Vous appliquez votre taux de TVA habituel à votre client (généralement 21 %).
| Attention ! |
|---|
| Refacturez-vous des frais pour des achats sur lesquels vous n’avez pas payé de TVA ? Dans ce cas également, vous devez appliquer à votre client votre taux de TVA habituel (généralement 21 %). |
Oui, mais elles sont rares. Ce n’est que si vous refacturez des frais totalement indépendants de vos autres services ou produits que vous pouvez appliquer le taux de TVA initial de l’achat. En pratique, cela se produit très rarement.
1. Refacturez la TVA sur les frais de restaurant à l’étranger
Pour les frais de restaurant et d’hôtel à l’étranger, une règle spécifique s’applique. Étant donné que vous ne pouvez pas récupérer la TVA étrangère en Belgique, il est préférable de refacturer le montant d’achat TVA étrangère comprise. Vous appliquez ensuite votre propre taux de TVA sur ce montant.
2. Mentionnez séparément les frais de restaurant en Belgique
En principe, la TVA sur les frais de restaurant n’est pas déductible. Toutefois, si vous refacturez ces frais et les mentionnez séparément sur votre facture, vous pouvez récupérer la TVA que vous avez payée. Cela ne s’applique qu’à la TVA belge. Votre client, dans ce cas, ne peut pas récupérer la TVA.
Si vous regroupez tous les frais dans un montant global, vous ne pouvez pas récupérer la TVA, mais votre client, lui, le peut. Il est donc préférable de toujours mentionner séparément les frais de restaurant sur votre facture afin d’optimiser votre position en matière de TVA.
3. Intégrez les frais de voiture dans un montant global
Pour les frais de voiture, la logique est inverse. La TVA sur ces frais n’est déductible qu’à concurrence de 50 % maximum. Si vous mentionnez ces frais séparément sur votre facture, cette limitation s’applique à vous et à votre client. Si vous les intégrez dans un montant global, votre client peut parfois récupérer une part plus importante de TVA.
Les règles de TVA peuvent devenir complexes, surtout lorsque vous refacturez des frais. PIA Go! vous aide à appliquer les bons taux de TVA et à structurer correctement vos factures. Les comptables PIA vous conseillent aussi sur la meilleure manière de présenter vos frais : séparément ou dans un montant global. Vous optimisez ainsi votre déclaration TVA tout en restant conforme aux règles fiscales.
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Quelles dépenses pouvez-vous refacturer à votre client ?
Vous pouvez refacturer les frais engagés dans le cadre d’une mission pour votre client, par exemple des frais de restaurant, de parking ou l’achat de matériel, à condition qu’ils soient justifiés sur le plan professionnel et directement liés à la mission.
Comment traiter correctement les frais refacturés sur une facture ?
Indiquez clairement les frais refacturés sur votre facture. Vous pouvez les mentionner séparément ou les intégrer dans un montant global, avec une description précise telle que “frais de déplacement” ou “frais projet client”. PIA Go! vous aide à le faire correctement, y compris pour le traitement de la TVA.
Devez-vous facturer de la TVA sur les frais refacturés ?
Dans la plupart des situations, oui. Même si vous n’avez pas récupéré la TVA sur l’achat initial, par exemple pour des frais de restaurant, vous devez facturer de la TVA lors de la refacturation au client. Le taux dépend de votre prestation principale.
Comment optimiser la TVA sur les frais refacturés ?
Une facture structurée correctement permet d’optimiser la TVA lorsque la réglementation le permet. La mention séparée de certains frais, leur regroupement ou l’utilisation de lignes distinctes peut améliorer votre position TVA. Un comptable peut vous aider à appliquer la stratégie la plus avantageuse.
Quelle est la meilleure manière de refacturer des frais ?
La meilleure approche consiste à refacturer vos frais de manière transparente sur votre facture et à utiliser un outil digital comme PIA Go!. Le système applique automatiquement le bon taux de TVA et vous aide à gérer vos factures de manière fiscalement optimale.
