Tenir vous-même la comptabilité de votre entreprise individuelle ? Voici comment bien démarrer.

Comptabilité simplifiée : simple et conforme à la législation

En Belgique, toute activité indépendante implique la tenue d’une comptabilité. Lorsque vous exercez sous la forme d’une entreprise individuelle, vous ne devez toutefois pas appliquer la comptabilité en partie double. Vous pouvez opter pour une comptabilité simplifiée.

Concrètement :

·       vous consignez uniquement vos achats et vos ventes ;

·       vous établissez chaque année un compte de résultat ;

·       vous ne devez pas tenir de bilan ni de journal financier comme dans une société.

Cette organisation rend la gestion administrative beaucoup plus accessible, surtout si vous utilisez des outils digitaux comme PIA Go!.

Votre administration de base : achats et ventes

Dans une comptabilité simplifiée, votre suivi administratif repose principalement sur deux registres :

1. Le journal des achats

Ce registre reprend toutes vos factures et notes de crédit entrantes.

Vous achetez un bien utilisé en partie à titre privé, par exemple un abonnement GSM ? Seule la part correspondant à l’usage professionnel est alors reprise dans votre comptabilité.

Conseil : vérifiez que votre numéro d’entreprise figure sur chaque facture d’achat. Cette précaution peut éviter des discussions lors d’un contrôle fiscal.

2. Le journal des ventes

Ce registre reprend toutes les factures que vous adressez à vos clients. Certaines activités réalisent des ventes à des particuliers sans établir de facture, par exemple dans un salon de coiffure ou un commerce de détail. Dans ce cas, vous devez tenir un journal des recettes journalières. Vous y notez chaque jour le montant total des ventes réalisées sans facture, y compris 0 euro lorsque vous n’avez effectué aucune vente. Ces montants journaliers sont ensuite reportés dans votre journal des ventes.

Le journal des recettes journalières est intégré par défaut dans la plateforme PIA Go!, ce qui vous permet de respecter automatiquement les obligations légales.

Paiements en espèces : une obligation supplémentaire

Vous acceptez ou effectuez des paiements en espèces ? Vous devez alors tenir également un livre de caisse. Cette obligation est prévue par la législation. Pour l’instant, PIA Go! ne propose pas encore de version digitale de ce registre. Vous devrez donc le tenir séparément, sur papier ou à l’aide d’un autre outil.

Déclaration TVA: un défi à part entière

La déclaration TVA peut sembler complexe, et ce sentiment est compréhensible. Elle exige en effet un travail précis : pour chaque achat et chaque vente, vous devez déterminer les grilles TVA correctes.

Chaque année, vous devez également introduire un listing clients, qui reprend le chiffre d’affaires total réalisé avec chaque client professionnel pour lequel vous avez établi une facture.

Vous souhaitez en savoir plus sur la déclaration TVA et le listing clients ? Consultez notre article de blog consacré à ce sujet.

Le compte de résultat : l’essentiel

Vous souhaitez savoir combien votre activité vous a réellement rapporté au cours de l’année. L’administration fiscale s’intéresse, elle aussi, à ce résultat. À partir de vos journaux, vous établissez un compte de résultat, qui récapitule vos revenus et vos dépenses et détermine votre bénéfice imposable.

Dans une comptabilité simplifiée, ce document comprend au minimum :

·        [A] Chiffre d’affaires

·        [B] Achats de marchandises : biens achetés pour être revendus, éventuellement après transformation

·        [B bis] Variation de stock : différence entre la valeur du stock au début et à la fin de l’année

·        [C] Marge brute = [A] - ([B] - [B bis]) : résultat avant déduction des charges

·        [D] Autres charges : dépenses liées à l’activité professionnelle que vous ne refacturez pas, comme les fournitures de bureau ou un abonnement smartphone

·        [E] Amortissements : coûts liés aux biens utilisés pendant plusieurs années et non destinés à la revente

Vous achetez un bien destiné à être utilisé pendant plus d’un an ? Vous ne pouvez pas déduire l’intégralité du montant l’année de l’achat. Le coût doit être réparti dans le temps : c’est ce que l’on appelle l’amortissement.

Chaque année, vous inscrivez donc une partie du prix d’achat dans votre compte de résultat pendant toute la durée d’utilisation du bien.

·        [F] Bénéfice avant impôt = [C] - [D] - [E]

Vous souhaitez établir vous-même votre compte de résultat dans Excel ?

Vous devrez alors déterminer pour chaque opération dans quelle rubrique chaque dépense doit être reprise. Cette démarche demande de la rigueur, de la précision… et du temps.

Pièces justificatives : indispensables en cas de contrôle

Vos journaux et votre compte de résultats ne suffisent pas comme preuve lors d’un contrôle fiscal. Vous devez également conserver toutes les pièces justificatives de vos transactions, sous format papier ou électronique.

Cette boîte à chaussures remplie de tickets de caisse et de factures que vous comptez « trier un jour » ? Oui, celle-là aussi.

PIA Go! Votre comptabilité simplifiée, encore plus simple

Pas envie de passer des soirées entières à jongler avec des formules Excel ? Nous vous comprenons.

Avec PIA Go!, votre comptabilité simplifiée devient réellement simple. Nous combinons le meilleur des deux mondes : une plateforme digitale intuitive et l’expertise d’un comptable professionnel.

Sur la base de vos encodages, nous générons automatiquement votre déclaration TVA, votre listing clients et votre compte de résultats.

Vous gagnez du temps pour vous concentrer sur votre activité, tout en ayant l’assurance que votre comptabilité est suivie avec rigueur et professionnalisme.

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