Eenmanszaak

Volg je een opleiding met kmo-portefeuille? Zo boek je het in PIA Go!

31/10/2025

Volg je een opleiding met subsidies van de kmo-portefeuille? Slim! Je krijgt tot 40% korting én investeert in je eigen ontwikkeling. Maar hoe verwerk je die gesubsidieerde kosten in je boekhouding? In deze blogpost leggen we het stap voor stap uit.

Volg je een opleiding met kmo-portefeuille? Zo boek je het in PIA Go!

De kmo-portefeuille: zo werkt het 

De kmo-portefeuille is een subsidieregeling van de Vlaamse overheid waarmee ondernemers opleidingen en advies goedkoper kunnen inkopen. Het systeem werkt als volgt: 

  • Jij betaalt 60% van je opleiding aan een bedrijf dat de subsidies voor kmo-portefeuilles regelt, zoals Sodexo 

  • Het bedrijf voegt er 40% aan toe als subsidie en stort het volledige bedrag aan het bedrijf dat de opleiding verzorgt  

Dat lijkt eenvoudig, maar boekhoudkundig zijn er een paar dingen waar je op moet letten. Hieronder zetten we ze op een rij. 

Je kmo-portefeuille in 4 stappen juist geboekt 

STAP 1 

Maak een virtuele kmo-portefeuille rekening aan 

Om het overzichtelijk te houden, begin je met het aanmaken van een aparte ‘rekening’ voor je kmo-portefeuille in PIA Go!: 

    1

  1. Ga naar 'Instellingen > Rekening instellingen' 

    2. 2

  2. Klik op 'Rekening toevoegen' 

    3. 3

  3. Geef de naam ‘Kmo-portefeuille' in 

    4. 4

  4. Sla op 

Deze virtuele rekening gebruik je om de geldstromen van de kmo-portefeuille bij te houden, ook al heb je daar eigenlijk geen aparte bankrekening voor. 

STAP 2  

Boek de volledige factuur als aankoop 

Vervolgens boek je de factuur van je dienstverlener (bijvoorbeeld het opleidingsinstituut) als een gewone aankoop: 

    1

  1. Ga naar 'Aankopen > Nieuwe aankoop' 

    2. 2

  2. Vul alle gegevens van de factuur in, inclusief het volledige factuurbedrag 

    3. 3

  3. Kies de juiste btw-categorie (meestal 0% of 21%, afhankelijk van het type dienst) 

    4. 4

  4. Sla de aankoop op 

Op dit moment laat je de betaling nog open staan.  

Die verwerk je pas in stap 4. 

 

STAP 3  

Registreer de subsidie als 'verkoop' 

Nu komt het speciale deel: je boekt de subsidie als een 'verkoop', ook al is het technisch gezien geen verkoop. 

    1

  1. Ga naar 'Verkopen > Nieuwe verkoop' 

    2. 2

  2. Kies bij 'Type klant' voor 'Particulier of instelling zonder btw-nummer' 

    3. 3

  3. Vul bij naam ‘Kmo-portefeuille' in 

    4. 4

  4. Vul bij bedrag het subsidiebedrag in 

    5. 5

  5. Kies 0% btw 

    6. 6

  6. Vink aan dat deze verkoop niét moet worden opgenomen in de btw-aangifte 

    7. 7

  7. Geef bij 'Betaald op' de rekening ‘Kmo-portefeuille' aan 

Zo wordt het subsidiebedrag juist geregistreerd als inkomst, zonder dat het je btw-aangifte verstoort. 

 

STAP 4  

Verwerk de betalingen 

Boek je eigen bijdrage als transfer: 

  • Ga naar 'Betalingen > Transfer tussen rekeningen' 

  • Kies bij 'Van rekening' je zakelijke rekening 

  • Kies bij 'Naar rekening' de virtuele rekening van je kmo-portefeuille 

  • Vul het bedrag van je eigen bijdrage in 

Verwerk de betaling van de totaalfactuur: 

  • Ga naar het overzicht van je aankopen 

  • Zoek de factuur op en klik op de status 

  • Kies bij 'Betaald vanaf' de kmo-portefeuille rekening 

  • Vul het volledige factuurbedrag in 

Voilà! Nu is zowel de subsidie als je eigen bijdrage juist verwerkt, en klopt je boekhouding helemaal. 

PIA Go! maakt subsidies eenvoudig 

Bij PIA Go! weten we dat subsidies enorm waardevol zijn voor ondernemers, maar dat de administratieve verwerking complex kan zijn. Onze digitale boekhoudoplossing is zo ontworpen dat je ook deze unieke situaties vlot en juist kan verwerken. En heb je toch vragen? Dan helpen onze experts je graag verder. 

Klaar om te starten met PIA Go!?  

Maak vandaag nog een afspraak en ontdek hoe eenvoudig boekhouden kan zijn. 

FAQ - kmo-portefeuille

De kmo-portefeuille is een subsidie van de Vlaamse overheid waarmee je als ondernemer opleidingen en advies goedkoper kan volgen. Je krijgt tot 40% van de kosten terugbetaald.

Zelfstandigen en kmo’s die in Vlaanderen actief zijn, kunnen gebruikmaken van de kmo-portefeuille, op voorwaarde dat de opleiding of het advies erkend is door de Vlaamse overheid.

De subsidie bedraagt tot 40% van de kostprijs van je opleiding of advies. Jij betaalt zelf 60%, de Vlaamse overheid legt de rest bij.

Nee, dat hoeft niet. In PIA Go! maak je een virtuele rekening aan om de geldstromen overzichtelijk te verwerken.

Je boekt de volledige factuur van het opleidingsinstituut als een gewone aankoop. Je laat de betaling voorlopig openstaan tot je de subsidie en je eigen bijdrage hebt verwerkt.

Dat doe je om de subsidie correct als inkomst te registreren in PIA Go!. Zo klopt je boekhouding, zonder dat dit impact heeft op je btw-aangifte.

Nee. Je vinkt in PIA Go! aan dat de subsidie niet moet worden opgenomen in de btw-aangifte. Zo blijft alles correct.

Je boekt je bijdrage via ‘Transfer tussen rekeningen’, van je zakelijke rekening naar de virtuele rekening ‘Kmo-portefeuille’.

Dan registreer je de betaling van de factuur vanuit de virtuele kmo-portefeuille-rekening. Zo stemt alles netjes overeen.

Zeker! Met PIA Go! Comfort of ComfortMax verwerken onze boekhouders de kmo-portefeuille volledig in je administratie. Jij hoeft je dus geen zorgen te maken.