Tankkaart voor eenmanszaken: gemak, overzicht en fiscale voordelen

1. Wat is een tankkaart en hoe werkt het voor zelfstandigen?

Een tankkaart (ook brandstofkaart genoemd) is een betaalmiddel waarmee je tankt op krediet. In plaats van elke tankbeurt apart te betalen, krijg je één maandelijkse factuur met alle brandstofkosten.

Voor zelfstandigen biedt dat gemak én boekhoudkundig voordeel:

• Geen papierwerk met losse bonnetjes,

• Altijd een factuur op naam van je onderneming,

• Eenvoudige btw-aftrek op basis van die maandfactuur.

Je betaalt de factuur nadien via domiciliëring of overschrijving aan de maatschappij die de kaart uitgeeft (bv. Q8, Dats24, TotalEnergies, Shell, of multi-brandkaarten zoals Xximo of Essox).

2. Welke voordelen biedt een tankkaart voor een eenmanszaak?

Een tankkaart is niet alleen handig, maar ook fiscaal interessant:

• Duidelijke administratie
  Je krijgt één factuur met btw-vermelding — ideaal voor je boekhouding.

• Btw recupereerbaar
  De btw op brandstof is aftrekbaar volgens het beroepsgebruik van je wagen.

• Kostenoverzicht per voertuig of bestuurder
  Je kunt per kaart zien wie waar getankt heeft.

• Extra voordelen
  Sommige kaarten bieden kortingen op de brandstofprijs, carwashtegoed of koppeling met parkeerapps.

Voor zelfstandigen met een eenmanszaak is het grootste voordeel vooral tijdswinst en eenvoud — minder papier, minder fouten, en alles op één plaats.

3. Hoe vraag je een tankkaart aan voor je bedrijf?

Een tankkaart aanvragen is eenvoudig.
Je kunt dat rechtstreeks doen bij:

• een brandstofmaatschappij (zoals Q8, TotalEnergies, Dats24, Shell, Lukoil, Esso);

• of via een onafhankelijke aanbieder die kaarten combineert (zoals Xximo, FleetPass of MultiTankcard).

Wat heb je nodig?

• Je ondernemingsnummer (btw-nummer),

• Je bankrekening (voor automatische betaling),

• En soms een inschatting van je maandelijkse verbruik.

Na goedkeuring krijg je één of meerdere kaarten gekoppeld aan je nummerplaat of bestuurder.

4. Hoe werkt de kilometer- en brandstofregistratie bij een tankkaart?

Elke tankbeurt wordt automatisch geregistreerd met:

• datum en uur,

• locatie,

• aantal liters en type brandstof,

• kilometerstand (indien gevraagd aan de pomp).

Dat levert een nauwkeurig overzicht op van je verbruik per wagen of per bestuurder.

Bij controle is zo’n overzicht nuttig om je beroepsgebruik van de wagen te staven, en dus om je btw-aftrek te onderbouwen.

5. Hoe veilig is een tankkaart tegen misbruik?

Tankkaarten zijn over het algemeen goed beveiligd:

• Je kunt elke kaart koppelen aan één nummerplaat of pincode.

• Veel aanbieders hebben een online platform waarmee je betalingen kunt volgen of kaarten kunt blokkeren bij verlies.

• Je kunt tanklimieten of brandstoftypes instellen (bijvoorbeeld geen diesel tanken met een benzinekaart).

Toch blijft voorzichtigheid geboden: meld verlies onmiddellijk, en controleer je maandfactuur regelmatig.

6. Hoe verwerk je tankkaartkosten in de boekhouding van een eenmanszaak?

De factuur van je tankkaartmaatschappij boek je onder de autokosten.
De btw op brandstof is aftrekbaar volgens het beroepsgebruik van de wagen:

• Gebruik je je wagen uitsluitend professioneel → 100% btw-aftrek.

• Gebruik je de wagen ook privé → btw-aftrek pro rata, meestal 35% als forfaitair beroepsgebruik.

Hetzelfde principe geldt voor de beroepskostenaftrek:

• Elektrische wagen → 100% aftrekbaar.

• Wagen met verbrandingsmotor → aftrekpercentage volgens CO₂-uitstoot (zie blog over leasewagens).

Gebruik je PIA Go!, dan upload je gewoon je tankkaartfactuur via de app. Afhankelijk van je gekozen abonnement zorgt je boekhouder voor de juiste verwerking.

7. Wat is de goedkoopste tankkaart voor zelfstandigen?

Er bestaat geen universeel “goedkoopste” kaart, dat hangt af van je rijgedrag en brandstofkeuze.

• Rijd je vooral regionaal? Dan is een lokale kaart (zoals Dats24) vaak voordeliger.

• Tank je veel onderweg of internationaal? Dan kies je beter een multi-brandkaart (zoals Xximo of Essox).

• Wil je korting per liter? Sommige maatschappijen geven 1 tot 3 cent korting per liter of werken met maandelijkse cashbacks.

Vergelijk vooral de korting, servicekosten en het netwerk (aantal stations).
Een kaart met iets hogere maandkost kan netto toch voordeliger zijn als je veel tankt.

8. Zijn er tankkaarten speciaal voor elektrische voertuigen of hybride auto’s?

Ja. Steeds meer aanbieders combineren brandstof en laadpalen op één kaart.
Zo kun je:

• Laden bij publieke laadpalen (via dezelfde kaart),

• Tankbeurten en laadbeurten op één factuur krijgen,

• En btw recupereren op de laadkosten.

Voorbeelden: Shell Recharge, TotalEnergies Electric & Gas, Xximo Charge.

Voor plug-in hybrides is zo’n gecombineerde kaart bijzonder handig: je houdt overzicht op zowel brandstof- als stroomverbruik.

PIA Go! helpt je met plezier bij de boekhouding.

Een tankkaart is meer dan gemak aan de pomp, het is ook een fiscaal slimme keuze.
Met één factuur, duidelijke btw-verwerking en minder administratie hou jij je focus op de weg, niet op papierwerk.

Probeer PIA Go! en ontdek hoe eenvoudig boekhouden kan zijn.
Je werkt digitaal, maar nooit alleen.