Maaltijdcheques als zelfstandige: hoe werkt de fiscaliteit?

Wat zijn maaltijdcheques voor zelfstandigen?

Een maaltijdcheque is een voordeel waarmee  personeel een maaltijd, boodschappen of take-away kunt betalen bij aangesloten handelaars (supermarkten, bakker, restaurant …). Ze bestaan digitaal of op kaart, en worden uitgegeven door erkende aanbieders zoals Sodexo, Edenred of Monizze.

Als eenmanszaak kun je maaltijdcheques aan personeel toekennen, mits je voldoet aan de voorwaarden. Het wordt dan beschouwd als extralegaal voordeel, met specifieke fiscale regels.

In hoeverre zijn maaltijdcheques fiscaal aftrekbaar?

Als je personeel maaltijdcheques betaalt, verloopt de fiscale behandeling als volgt:

• De werkgeversbijdrage (maximaal toegestaan deel door de zaak) is aftrekbaar als beroepskost. Let op: de aftrekbaarheid is beperkt tot € 2 per cheque.

• De werknemersbijdrage (minstens een vast bedrag dat de “werknemer” moet betalen) is niet aftrekbaar.

• De maaltijdcheque is vrijgesteld van RSZ-bijdragen en belastingen als je voldoet aan de voorwaarden.

Momenteel geldt: werkgever maximaal € 6,91 per cheque, werknemer minstens € 1,09, en dus maximale zichtwaarde cheque € 8,00 per dag. Hiervan is € 2 per cheque een aftrekbare beroepskost. Vanaf 1 januari 2026 zal de maximale werkgeversbijdrage stijgen naar € 8,91 waardoor de zichtwaarde maximaal € 10,00 wordt aangezien de werknemerbijdrage € 1,09 blijft. Het maximaal aftrekbare bedrag stijgt naar € 4 per cheque. Let op: je bent niet verplicht de verhoging door te voeren, het gaat om een wettelijk plafond dat je wel kunt benutten.

Wat zijn de voorwaarden om de fiscale vrijstelling te behouden?

Om de maaltijdcheque niet in fiscale problemen te brengen, moeten de volgende voorwaarden vervuld zijn:

1

1. Er wordt maximaal 1 maaltijdcheque per gewerkte dag toegekend.

2

2. De werkgeversbijdrage bedraagt maximaal de wettelijk toegelaten grens (momenteel € 6,91, vanaf 2026 dus € 8,91).

3

3. De werknemerbijdrage bedraagt minstens € 1,09.

4

4. De cheques worden uitgegeven via een erkende uitgever.

5

5. Ze zijn bestemd voor de aankoop van maaltijden of voeding.

6

6. De belastingvrije vrijstelling geldt enkel als je aan deze voorwaarden voldoet.

Voldoet je niet aan deze voorwaarden, dan kan de maaltijdcheque alsnog fiscaal belast worden of bij sociale zekerheidsheffing betrokken worden.

Wat zijn de voor- en nadelen voor zelfstandigen?

Voordelen:

• Fiscaal gunstig: vrijstelling van belastingen en sociale bijdragen op werkgeversdeel (als voorwaarden gevolgd).

• Eenvoudige administratieve afhandeling (één uitgeverfactuur).

• Mogelijkheid om je personeel iets meer koopkracht te bieden aan een lagere kostprijs dan loon

Nadelen:

• Een eenmanszaak kan zichzelf geen maaltijdcheque toekennen.

• Beperking tot 1 cheque per gewerkte dag, dus als je veel werkt betekent dit extra kost.

• Slechts € 2 per cheque mag als beroepskost beschouwd worden

• Je moet de voorwaarden strikt volgen (anders verlies je fiscale vrijstelling).

• Kosten van de uitgever + administratief beheer.

• Verhoging naar € 10 in 2026 betekent mogelijk hogere kost voor jou, als je ervoor kiest die verhoging toe te passen.

Hoe vraag je maaltijdcheques aan als zelfstandige?

Stap voor stap:

1

1. Kies een erkende kaartuitgever (Sodexo, Edenred, Monizze).

2

2. Maak een account aan met je ondernemingsnummer (btw-nummer) en bankgegevens.

3

3. Bepaal het aantal cheques per maand per werknemer (cijfer gebaseerd op de gewerkte dagen).

4

4. Betaal de werkgeversbijdrage (nu max € 6,91).De werknemerbijdrage (minstens € 1,09) is voor rekening van je werknemer.

5

5. Geef de cheques digitaal of via kaart ter beschikking.

Zorg dat je de factuur bewaart voor je boekhouding - de kosten van de uitgever zijn eveneens aftrekbaar.

Welke leveranciers bieden maaltijdcheques aan voor zelfstandigen?

Ja, maar binnen redelijke grenzen. Je mag per gewerkte dag één cheque toekennen. Sommige ondernemingen kiezen voor de werkbare dagen per jaar (bijv. 220 dagen).
Vanaf 2026 kun je een hogere waarde per cheque toekennen (€ 10), maar geen verplichting. Het komt aan op jouw keuze/ondernemingsbeleid.

Welke leveranciers bieden maaltijdcheques aan voor zelfstandigen?

De belangrijkste zijn:

• Sodexo (Lunch Pass)

• Edenred (Ticket Restaurant)

• Monizze (Meal Voucher)

Elk heeft eigen voordelen qua kaartgebruik, digitalisering en handelaarsnetwerk. Vergelijk beheerskosten en functionaliteiten.

Hoe verwerk je maaltijdcheques in de boekhouding van een eenmanszaak?

Onderstaande is dus van toepassing wanneer je als eenmanszaak maaltijdcheques aanbiedt aan één of meerdere werknemer(s):

• De werkgeversbijdrage (max. € 2 per cheque) boek je als beroepskost onder “personeelskosten”

• De werknemersbijdrage (€ 1,09) is privé en komt normaal gezien niet in de boekhouding. Let op: als de werknemersbijdrage in de factuur van het sociaal secretariaat verrekend wordt met je werkgeverskosten (loon, etc.) – moet je ze opnieuw toevoegen als een ‘diverse opbrengst’

• Bewaar de factuur van de kaartuitgever voor je administratie.

Met PIA Go! upload je eenvoudig de factuur. Afhankelijk van het gekozen abonnement zorgt je boekhouder voor de correcte verwerking.

Hoe verwerk je maaltijdcheques in de jaarrekening van een eenmanszaak?

In je jaarrekening komen maaltijdcheques terecht onder beroepskosten (personeelskosten). Ze verlagen je belastbare winst, zonder sociale bijdrages op het werkgeversdeel.

Vanaf 2026 kun je het hogere maximumbedrag (€ 10 per cheque met een aftrekbaarheid van € 4 per cheque) benutten als je kiest voor verhoging.

Zijn maaltijdcheques interessant voor zelfstandigen in bijberoep?

Enkel wanneer je in bijberoep ook iemand in dienst hebt die je graag maaltijdcheques wil toekennen. Niet dat het onmogelijk is, maar in de praktijk zal dit voor een bijberoep niet veel voorkomen..

PIA Go! helpt je fiscaal correct omgaan met je maaltijdcheques

Maaltijdcheques toekennen? Slim, maar het is belangrijk dat alles fiscaal correct gebeurd.
Probeer PIA Go! en ontdek hoe eenvoudig boekhouden kan zijn.
Je werkt digitaal, maar nooit alleen.