Je thuiskantoor fiscaal aftrekken? Dit mag wel (en dit liever niet)

1. Is een thuiskantoor fiscaal aftrekbaar?

Ja, een thuiskantoor kan volledig of gedeeltelijk fiscaal aftrekbaar zijn.
De basisregel is eenvoudig: een kost is aftrekbaar als ze nodig is voor je beroepsactiviteit. Dat geldt dus ook voor de ruimte die je thuis gebruikt om te werken.

Er zijn twee situaties:    

•    Je hebt een aparte werkruimte die je enkel gebruikt voor je beroep.
  → Die is volledig aftrekbaar, volgens de verhouding van de oppervlakte ten opzichte van je hele woning.

• Je gebruikt een gedeelde ruimte (bv. bureauhoek in de living).
  → Dan mag je enkel het beroepsmatige deel aftrekken.

Een voorbeeld:

Je woning is 120 m², en je gebruikt 12 m² als werkruimte. Dat is 10% van je woning.
Je mag dus 10% van bepaalde woonkosten aftrekken als beroepskosten.

2. Welke voorwaarden gelden voor de aftrekbaarheid van een werkruimte thuis?

De fiscus aanvaardt enkel de aftrek als je kunt aantonen dat:

1.       De werkruimte effectief en regelmatig voor je beroepsactiviteit wordt gebruikt.

2.       De ruimte niet of nauwelijks privé wordt gebruikt.

3.       De berekening van het beroepspercentage (bv. 10%, 20% …) redelijk en verdedigbaar is.

De bewijslast ligt bij jou als zelfstandige. Dat betekent niet dat je elk uur moet bijhouden, maar wel dat je een logische en realistische schatting kunt maken (bijvoorbeeld op basis van oppervlakte of gebruiksfrequentie).

3. Hoe werkt de aftrekbaarheid van een werkruimte in een eigen woning?

Gebruik je een deel van je eigen woning als kantoor, dan mag je een deel van de vaste kosten aftrekken. Denk aan:

• Huur (of een deel van de afschrijvingen als je eigenaar bent)

• Verwarming, elektriciteit en water

• Onroerende voorheffing

• Onderhoudskosten (schoonmaak, herstellingen)

• Internet en telefonie

• Afschrijving van bureaumeubilair en inrichting

De verdeling gebeurt op basis van de verhouding tussen de werkruimte en de totale woning.

Voorbeeld: 15 m² kantoor op 150 m² woning = 10% aftrekbaar.
Dan mag je 10% van de hierboven vermelde kosten opnemen als beroepskost.

Let op: Gebruik je de woning in eigendom, dan heeft de aftrek ook gevolgen voor de belasting bij latere verkoop. Een deel van je woning wordt dan als beroepsmatig beschouwd, wat een meerwaarde bij verkoop belastbaar kan maken.
Overleg daarom altijd met je boekhouder voor je grote investeringen doet.

4. Zijn werkruimtekosten aftrekbaar als je ook elders kantoorruimte huurt?

Ja, dat kan, maar niet dubbel. Gebruik je zowel een extern kantoor als een werkplek thuis, dan mag je enkel de werkelijke beroepsmatige kosten van het thuiskantoor aftrekken.

De fiscus kijkt daarbij naar het reële gebruik: als je vooral buitenshuis werkt en je thuiskantoor maar af en toe gebruikt, zal slechts een klein percentage verdedigbaar zijn.
Gebruik je beide locaties intensief (bijvoorbeeld: kantoor voor klanten, thuis voor administratie), dan is een gedeeltelijke aftrek zeker mogelijk.

5. Wat is het verschil tussen een zakelijke werkruimte en een privéwerkkamer?

Een zakelijke werkruimte is een plek die je uitsluitend gebruikt voor je zelfstandige activiteit — een echt thuiskantoor dus. Een privéwerkkamer is eerder een multifunctionele ruimte (waar je bijvoorbeeld ook leest, studeert of privé-administratie doet).

Alleen het beroepsmatig gebruik is fiscaal aftrekbaar. De inrichting van een louter privéwerkkamer mag je dus niet inbrengen als beroepskost.

6. Welke kosten van een thuiskantoor zijn fiscaal aftrekbaar?

De volgende kosten zijn (gedeeltelijk) aftrekbaar:

• Huur of afschrijvingen (bij eigendom)

• Verwarming, elektriciteit, water

• Onroerende voorheffing (pro rata)

• Internet en telefonie

• Onderhoud en herstellingen

• Verzekering brand of inboedel (beroepsgedeelte)

• Bureaumeubilair, stoelen, verlichting, decoratie

• Schoonmaakdiensten

De aftrek gebeurt telkens in verhouding tot de oppervlakte van de werkruimte en het beroepsmatig gebruik.

7. Kan je de inrichting van een werkkamer fiscaal aftrekken?

Ja, de inrichting van je thuiskantoor is aftrekbaar als beroepskost, op voorwaarde dat de meubels en inrichting effectief dienen voor je beroepsactiviteit.

Voorbeelden:

• Een ergonomische bureaustoel

• Een bureau, kast of opbergsysteem

• Professionele verlichting

• Functionele decoratie

De fiscus kijkt naar de zakelijke relevantie: een designzetel puur voor de look zal moeilijk te verantwoorden zijn, maar een degelijk bureau met bureaustoel is perfect aftrekbaar.

8. Zijn verbouwingskosten voor een werkruimte thuis aftrekbaar?

Ja, in principe wel. Doe je aanpassingen specifiek voor je beroepsruimte (bv. nieuwe vloer, schilderwerken of aparte elektriciteitskring voor je kantoor)? Dan kan je die volledig of gedeeltelijk afschrijven als beroepskost.

De btw is ook aftrekbaar volgens het beroepspercentage. Bijvoorbeeld: gebruik je 15% van je woning beroepsmatig, dan mag je 15% van de btw op de renovatiefacturen recupereren.

Wees wel voorzichtig: structurele werken (zoals een aanbouw) kunnen invloed hebben op je belastingen bij verkoop. Vraag dus altijd advies aan je boekhouder.

9. Hoe bereken je de aftrekbare kosten van een kantoor aan huis?

De eenvoudigste methode is via oppervlakteverhouding: Oppervlakte thuiskantoor ÷ totale woonoppervlakte × 100 = beroepspercentage.

Dat percentage pas je toe op alle relevante kosten. Sommige zelfstandigen kiezen voor een vaste schatting (bijvoorbeeld 10%) als veilige richtlijn.  Wie heel veel van thuis werkt, mag gerust hoger gaan. Zolang het logisch is en je het kunt aantonen.

PIA Go! helpt je graag met je thuiskantoor

Een thuiskantoor brengt veel voordelen met zich mee, maar ook wat administratie.
Welke kosten zijn nu precies aftrekbaar? Hoeveel btw mag je terugvragen? En wat is het slimste percentage om te gebruiken?

Met PIA Go! hoef je daar niet wakker van te liggen.

• Je bezorgt ons gewoon je facturen en gegevens via onze app.

• Je vaste PIA-boekhouder bekijkt welke kosten je mag aftrekken.

• Jij krijgt helder en persoonlijk advies, zonder vakjargon.

Probeer PIA Go! en ontdek hoe eenvoudig boekhouden kan zijn.
Je werkt digitaal, maar nooit alleen.