Je klanten bedanken? Zo zit het fiscaal met relatiegeschenken en representatiekosten

1. Wat zijn representatiekosten precies?

Representatiekosten zijn uitgaven die je doet om je professioneel imago te versterken of goede relaties met klanten en zakenpartners te onderhouden. Denk aan:

·       Relatiegeschenken

·       Eten en drinken tijdens zakenlunches

·       Tickets voor evenementen met klanten

·       Bloemen, wijn of gadgets

De bedoeling is zakelijk, niet privé, maar de fiscus is hier streng: deze kosten worden niet volledig fiscaal aftrekbaar geacht.

2. Zijn relatiegeschenken aan klanten volledig aftrekbaar?

Nee, niet volledig. In België zijn relatiegeschenken slechts beperkt aftrekbaar, namelijk 50% van de kostprijs.

Die beperking geldt enkel voor geschenken aan externe relaties (zoals klanten, leveranciers of zakenpartners). Voor cadeaus aan personeel gelden aparte regels (zie verder).

Voorbeeld: Je koopt eindejaarsgeschenken voor €500 excl. btw.
→ Slechts €250 mag je aftrekken als beroepskost. De andere helft is fiscaal niet aftrekbaar.

Tip! Wanneer je representatiekosten maakt waarop je eigen logo staat, verandert er fiscaal iets belangrijks: de fiscus ziet zulke uitgaven vaak niet langer als representatie, maar als publiciteits- of promotiekosten. En die zijn meestal 100% aftrekbaar (zie verder).

3. Welke voorwaarden gelden voor de aftrekbaarheid?

De fiscus stelt drie basisvoorwaarden:

1.       Het geschenk moet zakelijk verantwoord zijn (bv. klantrelatie, samenwerking, prospectie).

2.       Het moet gaan om een bescheiden waarde — luxeartikelen zijn moeilijk verdedigbaar.

3.       Je moet het gebruik kunnen bewijzen via een factuur of betalingsbewijs.

Bij voorkeur vermeld je de naam van de begunstigde (klant of leverancier) op de factuur of in de boekhoudnota. Dat toont dat het om een echt relatiegeschenk gaat, en niet om een privé-uitgave.

4. Hoe zit het met de btw op relatiegeschenken?

De btw op relatiegeschenken is in principe niet aftrekbaar, behalve in zeer beperkte gevallen. De btw-administratie beschouwt geschenken namelijk als gratis leveringen zonder recht op aftrek.

Er is één uitzondering:

Als de waarde van het geschenk per persoon lager is dan €50 excl. btw per jaar,
mag je de btw wél aftrekken. Dat geldt enkel als het geschenk geen doorverkoopwaarde heeft (zoals een gadget, paraplu of notitieboekje).
Bij duurdere cadeaus (zoals wijn of elektronica) vervalt het recht op btw-aftrek volledig.

Tip! Ook voor de btw geldt het eerder vermeld: zodra je representatiekosten een duidelijk zichtbaar logo dragen en dus als publiciteit worden beschouwd, wordt de btw daarop meestal volledig aftrekbaar (zie verder).

5. Hoe verwerk je relatiegeschenken in je boekhouding?

In je boekhouding boek je relatiegeschenken onder de representatiekosten.
Je vermeldt:

·       De leverancier

·       De datum en aard van het geschenk

·       De ontvanger (indien mogelijk)

·       De totale kostprijs excl. btw

Bij btw-plichtige ondernemingen boek je:

·       50% van de kost als beroepskost

·       Geen of beperkte btw-aftrek (afhankelijk van de waarde)

Gebruik je PIA Go!, dan geef je gewoon de factuur door. Je boekhouder doet automatisch de juiste verwerking.

6. Zijn cadeaubonnen fiscaal aftrekbaar?

Ja, maar met nuances. Cadeaubonnen aan klanten worden beschouwd als relatiegeschenken in natura, dus:

·       50% fiscaal aftrekbaar,

·       Geen btw-aftrek mogelijk,

·       En enkel aanvaardbaar als ze een bescheiden waarde hebben.

Voor cadeaubonnen aan personeel gelden wél gunstigere regels (zoals bij sinterklaas- of kerstgeschenken), maar die vallen onder de personeelskosten, niet onder representatie.

7. En wat met consumpties zoals wijn of champagne?

Consumpties zoals wijn, sterke drank of champagne worden niet btw-aftrekbaar geacht. De fiscus beschouwt alcoholhoudende dranken als luxegoederen, en sluit ze daarom uit van btw-aftrek.

Fiscaal mag je ze wel als representatiekost (50%) inbrengen, zolang ze een redelijke waarde hebben en een zakelijk doel dienen (bv. eindejaarsgeschenk voor klanten).

8. Zijn zakelijke geschenken met logo aftrekbaar?

Ja, geschenken met een blijvend reclamekarakter zijn wél volledig aftrekbaar omdat ze worden beschouwd als publiciteitskosten.

Voorbeelden:

·       Pennen, notitieblokken of sleutelhangers met je logo

·       Herbruikbare bekers of totebags met bedrijfsnaam

Voor zulke reclamegeschenken geldt:

·       100% fiscaal aftrekbaar,

·       btw volledig aftrekbaar,

·       op voorwaarde dat ze een duidelijk promotioneel doel hebben en van geringe waarde zijn.

Let op: zodra het geschenk te luxueus of persoonlijk wordt (bv. parfum met logo), valt het opnieuw onder representatiekosten en dus slechts deels aftrekbaar.

9. Wanneer worden relatiegeschenken beschouwd als representatiekosten?

Relatiegeschenken worden automatisch beschouwd als representatiekosten, tenzij ze voldoen aan de criteria van publiciteitskosten (dus met logo, goedkope waarde, en massale verspreiding).

Een fles wijn of een cadeaubon aan één klant = representatiekost.
Een set balpennen met logo die je op een beurs uitdeelt = promotiekost. Het verschil lijkt klein, maar het bepaalt het fiscale voordeel en de btw-aftrek. Daarom is het belangrijk dat je boekhouder ze correct boekt (en je dus zeker moet vermelden als er een logo op staat!).

PIA Go! helpt je met je representatiekosten

Relatiegeschenken en representatiekosten: ze maken deel uit van ondernemen, maar de regels zijn niet altijd even duidelijk.

Met PIA Go! hoef je dat niet zelf uit te pluizen.

·       Upload je facturen of bonnetjes in onze app,

·       Je vaste boekhouder controleert wat aftrekbaar is en wat niet,

·       Jij krijgt persoonlijk advies — zonder vakjargon of verrassingen bij controle.

Probeer PIA Go! en ontdek hoe eenvoudig boekhouden kan zijn.
Je werkt digitaal, maar nooit alleen.