Geen factuur ontvangen voor je zakelijke aankoop? Zo trek je de kosten toch af in PIA Go!

Btw terugvorderen: alleen met geldige factuur

De basisregel is eenvoudig: zonder factuur kan je geen btw terugvorderen. De btw-administratie eist een geldige factuur als bewijs voor elke euro btw die je wil aftrekken. Maar: dat wil niet zeggen dat je je aankoop niet fiscaal kan optimaliseren. Je kan het bedrag namelijk nog wel als beroepskost aftrekken. Zo recupereer je geen btw, maar je verlaagt wél je belastbare winst.

Kosten zonder factuur boeken in PIA Go!

In PIA Go! boek je een aankoop zonder factuur zo:

1

1. Maak een nieuwe aankoop aan

2

2. Vul het volledige bedrag in dat je betaald hebt (inclusief btw)

3

3. Kies voor 0% als aftrekpercentage voor de btw

4

4. Selecteer de juiste categorie beroepskosten

5

5. Bewaar de aankoop in je boekhouding

Zo wordt het volledige bedrag (inclusief de btw die je niet kan terugvorderen) opgenomen als beroepskost.

Bewijsstukken: onmisbaar bij controle

Bij een fiscale controle moet je kunnen bewijzen dat de uitgave echt heeft plaatsgevonden én dat ze ‘zakelijk van aard’ was. Dat hoeft niet per se met een factuur. Een kassaticket, bankafschrift of zelfs een schriftelijke overeenkomst kan volstaan. Heb je zelfs dat niet? Dan loop je het risico dat de fiscus de kost verwerpt.

Stel dat je een tweedehands bureau koopt via een online platform. Als bewijs kan je dan het betaalbewijs van de overschrijving, een screenshot van de advertentie, het chatgesprek met de verkoper en eventueel foto's van het bureau in je werkruimte bijhouden.

De gouden regel: zonder bewijs, geen aftrek!

Welke andere opties zijn er?

Kan of wil je leverancier echt geen factuur opstellen?

Geen nood, want er zijn alternatieven:

1.       Vraag een onkostennota

Ook zonder btw-nummer kan iemand een eenvoudige onkostennota opstellen. Dit is een document waarin staat wat je gekocht hebt, wanneer, aan welke prijs en van wie.

2.       Maak zelf een aankoopbewijs

In sommige gevallen kan je zelf een document opstellen dat de aankoop bevestigt. Laat de verkoper dit document dan wel ondertekenen.

3.       Zoek een andere leverancier

Als het om een grote aankoop gaat, is het vaak de moeite waard om een alternatieve leverancier te zoeken die wél facturen kan opmaken.

PIA Go! Ook niet-standaard uitgaven eenvoudig verwerkt

Bij PIA Go! begrijpen we dat niet elke zakelijke uitgave netjes in het basisstramien past. Onze boekhoudoplossing is flexibel genoeg om ook niet-standaard situaties juist te verwerken. Zo kan je altijd maximaal profiteren van de fiscale voordelen. En heb je toch vragen? Dan denken onze experts graag met je mee.