Cadeaubonnen in je eenmanszaak: hoe zit het fiscaal en met de btw?

Wat is een cadeaubon volgens de fiscus?

Een cadeaubon (of geschenkbon) is een betaalmiddel waarmee de ontvanger een product of dienst kan kopen bij een bepaalde handelaar of binnen een netwerk van handelaars.

Sinds 2019 maakt de btw-wetgeving een onderscheid tussen twee soorten cadeaubonnen:

• Eendoelbon (single-purpose voucher)
  → De btw is op voorhand gekend (je weet welk product of dienst ermee gekocht zal worden en welk btw-tarief geldt).
  → De btw is verschuldigd op het moment van verkoop van de bon.
  → De btw bij aankoop van deze cadeaubon is gekend en dus aftrekbaar.

• Meerdoelbon (multi-purpose voucher)
  → De btw is nog niet gekend bij verkoop (de bon kan voor verschillende goederen of diensten worden gebruikt).
  → De btw wordt pas aangerekend wanneer de bon wordt ingewisseld.
  → De btw bij aankoop van deze cadeaubon is niet gekend, wordt niet aangerekend en is dus niet aftrekbaar.

Voorbeelden:

• Een eendoelbon is bv. een bon voor een massage of boekenbon.

• Een meerdoelbon is een bol.com- of cadeaubox-bon (diverse btw-tarieven mogelijk).

Zijn cadeaubonnen fiscaal aftrekbaar voor eenmanszaken?

Ja, maar niet onbeperkt.
De aftrekbaarheid hangt af van wie de bon ontvangt en waarvoor je hem geeft:

• Voor klanten of zakenrelaties:
  → Cadeaubonnen gelden als relatiegeschenk en zijn dus slechts 50% fiscaal aftrekbaar.
  → De btw is enkel aftrekbaar als de waarde lager is dan €50 excl. btw per persoon per jaar, het geschenk een professioneel karakter heeft, én als het gaat om een eendoelbon (single-purpose voucher)

• Voor personeel:
  → Cadeaubonnen kunnen volledig fiscaal aftrekbaar en sociaal vrijgesteld zijn als ze worden toegekend ter gelegenheid van:

  • Sinterklaas of eindejaar,

  • een huwelijk of geboorte,

  • een pensioen of een specifiek jubileum.
    → De waarde mag dan niet hoger zijn dan €40 per werknemer per gelegenheid.

Let op: Dit geldt enkel voor personeel. Sociale voordelen kunnen alleen worden toegekend door een werkgever aan een werknemer. Als eenmanszaak kan je jezelf geen sociaal voordeel toekennen.

Geldt de aftrekbaarheid voor zowel fysieke als digitale cadeaubonnen?

Ja, de vorm maakt geen verschil.
Of je nu een papieren bon, digitale voucher of e-code (zoals een bol.com- of Coolblue-cadeaubon) gebruikt: de fiscale regels blijven identiek.

Belangrijk is enkel dat:

• de waarde en het doel duidelijk vermeld zijn,

• de factuur op naam van je onderneming staat,

• en dat het gebruik zakelijk verdedigbaar is (geen puur privégeschenk).

Zijn cadeaubonnen voor gemengd gebruik (privé en zakelijk) aftrekbaar?

Bij gemengd gebruik (gedeeld zakelijk en privédoel) mag je enkel het beroepsmatig gedeelte aftrekken.

Voorbeeld (btw buiten beschouwing gelaten):
Je koopt tien cadeaubonnen van elk €25. Vijf bonnen schenk je aan klanten en vijf gebruik je privé. De totale uitgave bedraagt €250.

Van deze uitgave heeft €125 betrekking op relatiegeschenken voor klanten. Hiervan is 50% aftrekbaar als beroepskost, zijnde €62,50. De overige €62,50 is niet aftrekbaar.

De andere €125 (5 × €25) betreft een privé-uitgave en is volledig niet aftrekbaar.

Van de totale uitgave van €250 wordt dus slechts €62,50 als beroepskost aanvaard.

Hetzelfde geldt voor de btw: enkel op het beroepsgedeelte mag je btw aftrekken (als voldaan is aan de €50-regel).

Hoeveel bedraagt de btw op cadeaubonnen?

Dat hangt af van het type bon:

• Eendoelbon: de btw wordt berekend op het moment van verkoop/aankoop van de bon, aan het toepasselijke btw-tarief van het product of de dienst (bv. 6%, 12% of 21%).

• Meerdoelbon: de btw wordt pas geheven bij de effectieve inwisseling van de bon. Deze wordt niet aangerekend bij de aankoop/verkoop en is dus ook niet aftrekbaar.

Voor de meeste cadeaubonnen in omloop (zoals bol.com, Cadeaubox, Dreamland, …) geldt dus de regeling van de meerdoelbon. Belangrijk: noteer op je factuur of aankoopbewijs duidelijk welk type het betreft.

Hoe registreer je btw op cadeaubonnen administratief correct?

Als koper:
Je boekt de aankoopfactuur in als kost (representatie of sociaal voordeel).
De btw trek je af volgens de hierboven vermelde regels (max. 50% bij relatiegeschenken). Btw-aftrek is niet mogelijk bij aankoop van een meerdoelbon omdat die in principe niet wordt aangerekend.

Als verkoper:
Je vermeldt de verkoop van eendoelbonnen in je btw-aangifte van het kwartaal waarin ze verkocht werden. Bij meerdoelbonnen boek je de verkoop zonder btw; de btw volgt pas bij inwisseling.

Gebruik in je boekhoudsoftware de juiste btw-code (vb. “vooruitbetaling zonder btw”) om fouten te vermijden.

Welke documenten heb je nodig voor je btw-aangifte?

Bewaar altijd:

• de factuur van de leverancier van de cadeaubonnen,

• een overzicht of lijst van de ontvangers (voor klanten- of personeelsgeschenken),

• en het bewijs van betaling.

Bij een controle moet je kunnen aantonen wie de bon kreeg en waarvoor.
Voor kleine bedragen volstaat een interne notitie of Exceloverzicht.

Samengevat: cadeaubonnen zijn fiscaal interessant, mits goed geboekt

Een cadeaubon is dus meer dan een vriendelijk gebaar — het is ook een fiscaal instrument, zolang je de grenzen respecteert:

• 50% aftrekbaar als relatiegeschenk,

• 100% aftrekbaar als sociaal voordeel (enkel voor personeel en onder de juiste voorwaarden),

• btw-aftrek enkel mogelijk onder de €50-grens per ontvanger, en enkel bij een eendoelbon

• en correcte administratieve verwerking is cruciaal.

PIA Go! helpt je met de juiste verwerking van cadeaubonnen

Of het nu gaat om cadeaubonnen voor klanten, medewerkers of jezelf — PIA Go! zorgt dat alles correct verwerkt wordt.

Probeer PIA Go! en ontdek hoe eenvoudig boekhouden kan zijn.
Je werkt digitaal, maar nooit alleen.