Cadeaubonnen in je eenmanszaak: hoe zit het fiscaal en met de btw?

Wat is een cadeaubon volgens de fiscus?

Een cadeaubon (of geschenkbon) is een betaalmiddel waarmee de ontvanger een product of dienst kan kopen bij een bepaalde handelaar of binnen een netwerk van handelaars.

Sinds 2019 maakt de btw-wetgeving een onderscheid tussen twee soorten cadeaubonnen:

• Eendoelbon (single-purpose voucher)
  → De btw is op voorhand gekend (je weet welk product of dienst ermee gekocht zal worden en welk btw-tarief geldt).
  → De btw is verschuldigd op het moment van verkoop van de bon.

• Meerdoelbon (multi-purpose voucher)
  → De btw is nog niet gekend bij verkoop (de bon kan voor verschillende goederen of diensten worden gebruikt).
  → De btw wordt pas aangerekend wanneer de bon wordt ingewisseld.

Voorbeelden:

• Een eendoelbon is bv. een bon voor een etentje in één restaurant (btw 12%).

• Een meerdoelbon is een bol.com- of cadeaubox-bon (diverse btw-tarieven mogelijk).

Zijn cadeaubonnen fiscaal aftrekbaar voor eenmanszaken?

Ja, maar niet onbeperkt.
De aftrekbaarheid hangt af van wie de bon ontvangt en waarvoor je hem geeft:

• Voor klanten of zakenrelaties:
  → Cadeaubonnen gelden als relatiegeschenk en zijn dus slechts 50% fiscaal aftrekbaar.
  → De btw is enkel aftrekbaar als de waarde lager is dan €50 excl. btw per persoon per jaar.

• 🎉 Voor personeel (of jezelf als zelfstandige):
  → Cadeaubonnen kunnen volledig fiscaal aftrekbaar en sociaal vrijgesteld zijn als ze worden toegekend ter gelegenheid van:

o   Sinterklaas of eindejaar,

o   een huwelijk of geboorte,

o   een pensioen of een specifiek jubileum.
→ De waarde mag dan niet hoger zijn dan €40 per werknemer per gelegenheid.

Voor zelfstandigen zonder personeel kan dat dus ook voor jezelf gelden, zolang het redelijk is en als sociaal voordeel geboekt wordt (zoals bij maaltijd- of ecocheques).

Geldt de aftrekbaarheid voor zowel fysieke als digitale cadeaubonnen?

Ja, de vorm maakt geen verschil.
Of je nu een papieren bon, digitale voucher of e-code (zoals een bol.com- of Coolblue-cadeaubon) gebruikt: de fiscale regels blijven identiek.

Belangrijk is enkel dat:

• de waarde en het doel duidelijk vermeld zijn,

• de factuur op naam van je onderneming staat,

• en dat het gebruik zakelijk verdedigbaar is (geen puur privégeschenk).

Zijn cadeaubonnen voor gemengd gebruik (privé en zakelijk) aftrekbaar?

Bij gemengd gebruik (gedeeld zakelijk en privédoel) mag je enkel het beroepsmatig gedeelte aftrekken.

Voorbeeld:
Je koopt tien cadeaubonnen van elk €25, waarvan je er vijf schenkt aan klanten en vijf privé gebruikt. Dan is 50% van de kost aftrekbaar als beroepskost, en 50% niet.

Hetzelfde geldt voor de btw: enkel op het beroepsgedeelte mag je btw aftrekken (als onder de €50-regel).

Hoeveel bedraagt de btw op cadeaubonnen?

Dat hangt af van het type bon:

• Eendoelbon: de btw wordt berekend op het moment van verkoop van de bon, aan het toepasselijke btw-tarief van het product of de dienst (bv. 6%, 12% of 21%).

• Meerdoelbon: de btw wordt pas geheven bij de effectieve inwisseling van de bon.

Voor de meeste cadeaubonnen in omloop (zoals bol.com, Cadeaubox, Dreamland, …) geldt dus de regeling van de meerdoelbon. Belangrijk: noteer op je factuur of aankoopbewijs duidelijk welk type het betreft.

Hoe registreer je btw op cadeaubonnen administratief correct?

Als koper:
Je boekt de aankoopfactuur in als kost (representatie of sociaal voordeel).
De btw trek je af volgens de hierboven vermelde regels (max. 50% bij relatiegeschenken).

Als verkoper:
Je vermeldt de verkoop van eendoelbonnen in je btw-aangifte van het kwartaal waarin ze verkocht werden. Bij meerdoelbonnen boek je de verkoop zonder btw; de btw volgt pas bij inwisseling.

Gebruik in je boekhoudsoftware de juiste btw-code (vb. “vooruitbetaling zonder btw”) om fouten te vermijden.

Hoe rapporteer je cadeaubonnen in de jaarrekening?

Cadeaubonnen komen in je jaarrekening terecht onder:

• “Commerciële kosten” of “representatiekosten” als het gaat om relatiegeschenken.

• “Personeelskosten” of “sociaal voordeel” als het gaat om geschenken aan jezelf of medewerkers.

Onverbruikte cadeaubonnen op het einde van het boekjaar hoef je niet te corrigeren, zolang ze niet terugbetaald worden en het om kleine bedragen gaat.

Welke documenten heb je nodig voor je btw-aangifte?

Bewaar altijd:

• de factuur van de leverancier van de cadeaubonnen,

• een overzicht of lijst van de ontvangers (voor klanten- of personeelsgeschenken),

• en het bewijs van betaling.

Bij een controle moet je kunnen aantonen wie de bon kreeg en waarvoor.
Voor kleine bedragen volstaat een interne notitie of Exceloverzicht.

Zijn cadeaubonnen voor klanten fiscaal aftrekbaar?

Ja, maar beperkt.
Zoals eerder vermeld: cadeaubonnen aan klanten of zakenpartners worden beschouwd als representatiekosten → 50% fiscaal aftrekbaar.

De btw mag enkel gerecupereerd worden als:

• de waarde per persoon per jaar maximaal €50 excl. btw bedraagt,

• en de factuur op naam van je onderneming staat.

Bij hogere bedragen wordt de btw verworpen en kan de fiscus de kost als “niet-aftrekbaar voordeel” beschouwen.

Samengevat: cadeaubonnen zijn fiscaal interessant, mits goed geboekt

Een cadeaubon is dus meer dan een vriendelijk gebaar — het is ook een fiscaal instrument, zolang je de grenzen respecteert:

• 50% aftrekbaar als relatiegeschenk,

• 100% aftrekbaar als sociaal voordeel (onder de juiste voorwaarden),

• btw-aftrek enkel mogelijk onder de €50-grens per ontvanger,

• en correcte administratieve verwerking is cruciaal.

PIA Go! helpt je met de juiste verwerking van cadeaubonnen

Of het nu gaat om cadeaubonnen voor klanten, medewerkers of jezelf — PIA Go! zorgt dat alles correct verwerkt wordt.

Probeer PIA Go! en ontdek hoe eenvoudig boekhouden kan zijn.
Je werkt digitaal, maar nooit alleen.