Boetes tot €5.000 vanaf 2026: zo vermijd je Peppol-stress als eenmanszaak

Wat is Peppol (en waarom moet jij ermee werken)?

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een internationaal beveiligd netwerk waarmee ondernemingen elektronische facturen in een vast en gestructureerd formaat uitwisselen.

Concreet voor jou als eenmanszaak:

·       Je maakt je factuur op in je facturatiepakket (in een gestructureerd formaat zoals UBL)

·       Die wordt via Peppol verzonden naar je zakelijke klant

·       Je klant kan de factuur automatisch verwerken

Geen e-mails meer met PDF’s, geen manuele input bij je klant.

De voordelen voor eenmanszaken:

·       Minder administratie

·       Minder fouten

·       Snellere verwerking

·       Meer zekerheid dat je factuur correct aankomt

Vanaf wanneer is Peppol verplicht?

·       Vanaf 1 januari 2026

·       Voor alle B2B-facturen

·       Voor alle Belgische btw-plichtige ondernemingen

Dat geldt dus ook voor eenmanszaken.

Geldt Peppol ook als je vrijgesteld bent van btw?

Ja. Dat is een cruciaal punt. Gebruik je de kleineondernemersregeling (jaaromzet ≤ €25.000)? Dan ben je btw-plichtig, maar vrijgesteld van btw-aanrekening.

ð Ook dan ben je verplicht om B2B-facturen via Peppol te verzenden.
In de meeste gevallen moet je ze ook kunnen ontvangen.

Belangrijk om te weten:

·       Je blijft factureren zonder btw

·       Maar factureer je aan andere ondernemingen, dan moet dat via Peppol

·       Facturen aan particulieren (B2C) vallen niet onder de verplichting

Zijn er uitzonderingen op de Peppol-verplichting?

De verplichting tot gestructureerde elektronische facturatie via Peppol geldt in principe voor handelingen tussen een Belgische btw-plichtige leverancier en een Belgische btw-plichtige klant. Toch voorziet het Koninklijk Besluit van 8 juli 2025 enkele beperkte uitzonderingen.

Wanneer moet je géén Peppol-facturen verzenden?

Er is geen verplichting om gestructureerde e-facturen te verzenden voor:

·       gefailleerde btw-plichtigen

·       ondernemingen die uitsluitend handelingen verrichten die zijn vrijgesteld via artikel 44 van het Btw-Wetboek

·       niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting, zelfs als ze in België voor de btw zijn geïdentificeerd

·       forfaitaire btw-plichtigen (artikel 56 Btw-Wetboek – deze regeling dooft uiterlijk uit op 1 januari 2028)

👉 Belangrijk: kleine ondernemingen onder de €25.000 omzet vallen niet onder deze uitzonderingen. Ook zij moeten B2B-facturen verzenden via Peppol.

Wanneer moet je géén Peppol-facturen kunnen ontvangen?

Er is geen verplichting om gestructureerde e-facturen te kunnen ontvangen voor:

·       ondernemingen die uitsluitend artikel 44-vrijgestelde handelingen verrichten

·       niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting

Samengevat:

·       een artikel 44-onderneming moet geen Peppol-facturen kunnen ontvangen, maar een kleine onderneming (vrijgesteld van btw wegens lage omzet) wel.

• Kleine ondernemingen (< €25.000 omzet): moeten B2B-facturen verzenden via Peppol (en in de praktijk ook kunnen ontvangen)

• Artikel 44-ondernemingen: moeten geen Peppol-facturen ontvangen

Twijfel je in welke categorie jij valt? Dan helpen we jou bij PIA Go! met plezier!

Welke boetes riskeer je concreet?

Wie vanaf 2026 niet conform factureert, riskeert:

·       Eerste vaststelling: €1.500

·       Tweede vaststelling: €3.000

·       Derde en volgende vaststellingen: €5.000 per kwartaal

Tussen elke boete krijg je een periode van drie maanden om je administratie in orde te brengen. Maar let op: de verplichting geldt zowel voor uitgaande als inkomende facturen.

Met andere woorden: ook als je zelf geen facturen verstuurt via Peppol, maar er wél ontvangt en ze niet correct kan verwerken, loop je risico.

Is er een tolerantieperiode in 2026?

Ja. Hoewel Peppol verplicht is vanaf 1 januari 2026, voorziet de FOD Financiën een tolerantieperiode van drie maanden: januari, februari en maart 2026.

Tijdens deze periode worden geen boetes opgelegd, op voorwaarde dat je kan aantonen dat je redelijke en tijdige inspanningen hebt geleverd om in orde te zijn.

Wat betekent die tolerantie concreet?

·       Het gaat om een gedoogperiode bij de opstart

·       Ze is bedoeld voor praktische problemen (bijvoorbeeld technische opstartissues)

·       Dit is geen uitstel van de verplichting

Met andere woorden: Peppol is wel degelijk verplicht vanaf 1 januari 2026.
Maar bij een eerste vaststelling van problemen zal de fiscus rekening houden met je voorbereiding.

Wanneer kom je in aanmerking voor tolerantie?

Je moet kunnen aantonen dat je stappen hebt gezet, zoals:

·       werken met Peppol-compatibele software

·       je facturatie aanpassen naar gestructureerde e-facturen

·       begeleiding inschakelen (bijvoorbeeld via je boekhouder)

Heb je dat gedaan, maar loopt er begin 2026 nog iets mis?
Dan worden geen sancties opgelegd tijdens de eerste drie maanden.

Wanneer volgen de boetes dan wel?

Vanaf 1 april 2026 start de effectieve sanctionering:

·       1e overtreding: €1.500

·       2e overtreding: €3.000

·       3e en volgende overtredingen: €5.000

Tussen elke boete geldt telkens opnieuw een wachttijd van drie maanden.

Belangrijk:
De tolerantie geldt enkel voor praktische opstartproblemen, niet voor wie geen enkele voorbereiding deed. Bovendien kan een niet-correcte e-factuur door de btw-administratie als niet-uitgereikt worden beschouwd, met mogelijke fiscale gevolgen (zoals het niet kunnen recupereren van btw).

Wat moet je nu concreet doen als eenmanszaak?

Je hoeft geen IT-expert te zijn, maar je moet wel vandaag in orde zijn.

·       Je moet kunnen B2B-facturen verzenden via Peppol

·       Je moet facturen via Peppol kunnen ontvangen

·       Dat moet gebeuren via Peppol-compatibele software

Werk je nog met losse PDF’s of een niet-gekoppeld systeem?
Dan ben je niet conform vanaf 1 januari 2026.

PIA Go! helpt je hier graag bij!

Bij PIA Go! ontzorgen* we eenmanszaken die geen tijd of zin hebben in boekhoudkundige stress.

✔ We bekijken of jouw huidige facturatie voldoet
✔ We zorgen voor een eenvoudige Peppol-oplossing
✔ We regelen de activatie en instellingen
✔ We zorgen dat je boetevrij 2026 ingaat

Geen technische vragen, geen complexe keuzes. Gewoon correct geregeld.
* Afhankelijk van het gekozen abonnement

Investeerde je trouwens in 2025 in Peppol-compatibele software? Dan geniet je nog van 120% fiscale aftrekbaarheid. Ook dat nemen we mee in je aangifte.

Geïnteresseerd?
Neem gerust contact op. We bekijken het samen.