Vous refacturez parfois des frais à vos clients ? Bonne initiative ! Mais saviez‑vous qu’il existe des règles spécifiques en matière de TVA ? En choisissant la mauvaise approche, vous pourriez perdre de l’argent. Dans ce blog, nous expliquons comment optimiser fiscalement vos frais refacturés.
Pour les frais que vous refacturez à vos clients et qui sont liés aux services ou produits que vous fournissez, appliquez le même taux de TVA que pour votre prestation principale.
Exemple : vous êtes consultant et vous refacturez vos frais de déplacement et de restaurant en plus de vos services de conseil. Appliquez alors le taux de TVA de vos prestations de conseil à tous ces frais (hors TVA). Le taux de TVA d’origine sur votre achat n’a pas d’importance.
| Attention! |
|---|
| Refacturez-vous des frais pour des achats sur lesquels vous n’avez pas payé de TVA ? Dans ce cas également, vous devez appliquer votre taux de TVA habituel (généralement 21 %) lorsque vous les refacturez à votre client. |
Oui, mais elles sont rares. Seuls les frais totalement indépendants de vos autres services ou produits peuvent conserver le taux de TVA d’origine de l’achat. Cela reste toutefois exceptionnel en pratique.
Trois conseils stratégiques pour les frais refacturés
Refacturez la TVA des frais de restaurant étrangers
Pour les frais de restaurant et d’hôtel à l’étranger, il existe une règle spéciale. Comme vous ne pouvez pas récupérer la TVA étrangère en Belgique, il est préférable de refacturer le montant d’achat TTC et d’y appliquer ensuite votre propre taux de TVA.
Mentionnez séparément les frais de restaurant nationaux
Normalement, vous ne pouvez pas récupérer la TVA sur les frais de restaurant. Mais si vous refacturez ces frais et que vous les mentionnez séparément sur la facture, vous pouvez récupérer la TVA que vous avez payée vous-même. Cela concerne uniquement la TVA belge. Votre client ne pourra pas récupérer cette TVA.
Si vous regroupez tous les frais en un montant total, vous ne pouvez pas récupérer la TVA, mais votre client le pourra. Mentionnez donc toujours les frais de restaurant séparément pour optimiser votre position TVA.
Incluez les frais de voiture dans un montant global
Pour les frais de voiture, c’est exactement l’inverse. La TVA sur les frais de voiture est déductible à 50 % maximum. Si vous les mentionnez séparément, cette limitation s’applique à vous et à votre client. En les incluant dans un montant global, votre client peut éventuellement récupérer davantage de TVA.
Chez PIA Go!, nous savons que les règles de TVA peuvent être complexes. Nos comptables vous aident non seulement à appliquer les bons taux, mais vous donnent aussi des astuces pour savoir ce qu’il vaut mieux mentionner séparément sur vos factures. Ainsi, vous optimisez réellement votre déclaration de TVA.
Prêt à facturer plus intelligemment et optimiser fiscalement ?
Planifiez dès aujourd’hui une consultation vidéo gratuite.
Quels frais pouvez-vous refacturer à votre client en tant qu’indépendant ?
Si vous engagez des frais dans le cadre d’une mission pour votre client — comme des frais de restaurant, de stationnement ou l’achat de matériel — vous pouvez généralement les refacturer. Il est important que ces frais soient justifiés professionnellement et directement liés à la mission.
Comment enregistrer correctement les frais refacturés sur une facture ?
Vous indiquez clairement les frais sur la facture, soit séparément, soit intégrés dans un montant total. Il est souvent utile d’ajouter une brève description, comme "frais de déplacement" ou "frais du projet client ". PIA Go! vous aide à le faire correctement et automatiquement, TVA incluse.
Faut-il facturer la TVA sur les frais refacturés en tant qu’indépendant ?
Dans la plupart des cas, oui. Même si vous n’avez pas pu récupérer la TVA sur l’achat lui-même (comme pour des frais de restaurant), vous devez facturer la TVA à votre client lors de la refacturation. Le taux applicable dépend du type de service que vous fournissez.
Comment optimiser la TVA sur les frais refacturés en tant qu’indépendant ?
En refacturant correctement vos frais et en établissant correctement votre facture, vous pouvez récupérer la TVA là où c’est possible. Pensez aux frais de voiture ou aux dépenses que votre client ne peut pas déduire lui-même. Un bon comptable vous aide à en tirer le maximum sur le plan fiscal.
Quelle est la meilleure façon de refacturer des frais en tant qu’entreprise individuelle ?
La meilleure approche consiste à refacturer les frais de manière transparente et correcte sur votre facture. Utilisez un système numérique comme PIA Go! qui applique automatiquement le bon taux de TVA et laissez un comptable vérifier vos opérations. Vous êtes ainsi assuré d’une gestion professionnelle et fiscalement optimisée.
